Työälyä – verkostoitumalla töihin

Heikki Immonen

Work Smart – Älykkäästi töihin -kehittämis­hankkeessa tavoitteena on oppilaitoksiin juurtuneiden työllistymiskäytänteiden päivittäminen nopeiden muutosten aikakaudelle. Tässä artikkelissa kuvataan hankkeessa kehitettyjä toimintamalleja, joilla on parannettu opiskelijoiden työnhakutaitoja ja laajennettu työelämäverkostoja.

2000-luku on ollut kiihtyvien rakenteellisten muutosten aikaa. Taustalla jauhavat globalisaatio, teknologian kehittyminen, maailman talouden heilahtelut ja muuttuvan väestörakenteen voimat. Oppilaitosmaailmassa tutkinnosta automaattisesti seuraava työpaikka sekä avoimiin työpaikkoihin keskittyvät työvoimapalvelut ovat esimerkkejä vakaiden ja hyvän ennustettavuuden aikoina kehittyneistä yhteiskunnan työllistymismekanismeista, jotka ovat nyt merkittävissä ongelmissa. Tästä oireina ovat mm. korkea nuorisotyöttömyys sekä työnantajien kasvava tyytymättömyys oppilaitoksista valmistuvien osaamistasoon ja työelämävalmiuksiin.

Tammikuun 2015 alusta käynnistyneessä ESR-rahoitteisessa Work Smart -hankkeessa tavoitteena on oppilaitoksiin juurtuneiden työllistymiskäytänteiden päivittäminen nopeiden muutosten aikakaudelle. Koska ylväät ylätason tavoitteet eivät yksin kanna, Work Smart -hankkeessa työllistymisen problematiikkaa tutkaillaan konkreettisesti työnantajan päätöksentekoprosessin näkökulmasta. Kysymme konkreettisesti miksi työnantaja Y palkkasi henkilön X eikä henkilöä Z. Tämä on kiinnostavaa siksi, että turvautumalla yksinkertaiseen käytännönlogiikkaan, eli maalaisjärkeen, voidaan löytää useita valmistuvien työllistymistä tukevia seikkoja.

Työnhaun logiikkaa

Ensimmäinen johtopäätös ongelma-asettelusta: ”miksi työnantaja Y palkkasi henkilön X eikä henkilöä Z?”, on se, että työnantajan Y on oltava tietoinen henkilöstä X palkatakseen hänet. Esimerkkinä julkaisemalla avoimen työpaikkailmoituksen, työnantaja saa useita hakemuksia, joiden ansiosta hän tulee tietoiseksi vastaavasta määrästä hakijoita. Toisaalta työnantaja on voinut tulla tietoiseksi henkilöstä esimerkiksi aiemman tuttavuuden tai työharjoittelun kautta. Hakijan X onkin tärkeä huomata, että työllistymismahdollisuudet kasvavat sitä mukaa mitä useampi työnantaja on hänestä tietoinen.

Kun työnantaja on tullut tietoiseksi henkilöstä X, hän arvioi henkilön sopivuutta palkattavaksi. Hakukirjeet, CV:t, suosittelijat, hakijan nimen googlaaminen, haastattelut, koeajat ja sijaisuudet ovat esimerkkejä näistä arviointiprosesseista. Päätöksenteon psykologiasta tiedämme, että työnantaja pyrkii 1) toisaalta arvioimaan sekä henkilön ilmi tuomaa osaamistasoa suhteessa mahdollisten työtehtävien osaamisvaatimuksiin, 2) että itse ilmi tuodun osaamisen ja henkilön luotettavuutta, eli sitä millä todennäköisyydelle henkilö X pystyy toimittamaan sen mitä lupaa eikä myöhemmin osoittaudu vääräksi valinnaksi.

Tilanteessa, joissa hakijoita on useita, on hakijan erotuttava edukseen kaikista muista hakijoista. Voidaan sanoa, että mitä paremmin henkilö X on perillä työnantajan Y tarpeista, mitä paremmin hän pystyy todistamaan oman osaamistasonsa työnantajalle ja mitä vähemmän hänellä on kilpailua työpaikkaa haettaessa, sitä paremmat työllistymismahdollisuudet ovat. Kun vain 50 % nyt perustetuista yrityksistä on viiden vuoden päästä toiminnassa, on henkilön X kyettävä jatkuvasti tekemään itsensä tietoiseksi uusille työnantajille ja tultava itse tietoiseksi heidän tarpeistaan.

Perinteisesti laajan työnantajajoukon tarpeet on tislattu erilaisiksi osaamisvalmiuksiksi, taidoiksi ja hallittaviksi teknologioiksi. Oletetut tulevaisuuden osaamistarpeet on paketoitu osaksi opetussuunnitelmia. Edelleen, opetussuunnitelman ohjaamia opintoja läpäissyttä henkilöä kutsutaan valmistuneeksi. Valitettavasti huonon ennustettavuuden aikoina opetussuunnitelmien useampivuotinen päivityssykli on liian hidas. Ensimmäinen oire tästä on, että valmistuneen opinnoissaan hankkimat taidot ovat jo vanhentuneita valmistumisen hetkellä.

Toinen oire, joka on seurausta oppilaitosten intuitiivisesta tavasta reagoida nopeiden muutosten haasteisiin on vähemmän ilmeinen, mutta yhtä tärkeä. Erityisesti korkea-asteella työelämän nopea muutostahti aiheuttaa opetuksen ajautumista ylätason käsitteisiin ja periaatteisiin, koska niin sanotut periaatteet kestävät paremmin aikaa. Asiantuntijuus, johtajuus, kehittämisosaaminen jne. ovat arkipäiväisiä termejä parikymppisille opiskelijoille. Tämä on ongelmallista kuitenkin siksi, että työelämässä asioita tehdään käytännön työkaluilla ja järjestelmillä. Toisaalta itse ylätason käsitteetkin sisäistyvät vain konkreettisen tekemisen kautta.

Sana ”valmis” muuten itsessään viittaa johonkin stabiiliin konkreettiseen, johonkin jota ei enää tarvitse muuttaa. Tämä on tietenkin lähestymistapa, joka toimii vakaan ennustettavuuden aikoina, mutta muuttuvassa maailmassa termillä ”valmis” on vähemmän painoarvoa.

Fokus piilotyöpaikoissa

Tiedämme, että kaksi kolmasosaa uusista työpaikoista ovat nk. piilotyöpaikkoja, eli niistä ei missään vaiheessa julkaistu avointa työpaikkailmoitusta esimerkiksi MOL-palvelussa tai työnantajan omilla kotisivuilla. Toisaalta, piilotyöpaikan hakeminen on hakijan kannalta edullista, koska usein muita hakijoita ei ole. Hakijan kannalta haasteena on tietenkin se, että aloitteen on useimmiten tultava hakijalta, ei työnantajalta. Hakijan on löydettävä keinot siihen, kuinka saada mahdollisimman moni työnantaja tietoiseksi hakijasta, jos ja kun tarve uuden henkilön palkkaamiseksi nousee esiin. Usein, jos työnantajalla on tiedossa jo ”riittävän hyvä tyyppi” ei paikkaa julisteta missään vaiheessa avoimeksi. Work Smart -hankkeessa onkin tehty tietoinen päätös keskittyä piilotyöpaikkojen löytämiseen liittyviin yksilötaitoihin ja oppilaitostason prosesseihin.

Näyttää myös siltä, että piilotyöpaikkojen merkitys korostuu erityisesti nopeiden muutosten aikakaudella, koska sama turbulenssi on läsnä myös työnantajayritysten ja –organisaatioiden omassa sisäisessä toiminnassa. Tällaisessa tilanteessa, erityisesti mikro- ja pienyritysten johdolla on hyvin haastavaa kuvata työvoimatarpeet yhden siistin työpaikkailmoituksen muotoon. Työn sisältö kehittyy ja muuttuu kuukaudesta toiseen ja toisaalta yhden henkilön vastuulle voi kuulua monta osa-aluetta. Uuteen tehtävään rekrytoidessaan työnantajalle on myös haasteellisempaa luottaa omaan arviointikykyynsä valitessaan yhtä hakijaa kymmenien avoimen työpaikkailmoituksen myötä tarjolle ilmoittautuneista hakijoista. Vasta tilanteessa jossa yrityksen toiminta vakiintuu, avointen työpaikkailmoitusten merkitys kasvaa.

Työpajapareilla eteenpäin

Work Smart -hankkeessa oppilaitosten ja oppilaitoksissa opiskelevien työälyä on lähdetty kehittämään yksinkertaisen ja helposti skaalautuvan toimintamallin avulla. Skaalautuvuudella tarkoitettaan sitä, kuinka ketterästi ja kustannustehokkaasti toiminnan piiriin voidaan saattaa suurin osa kohteena olevien oppilaitosten opiskelijoista.

Work Smart -mallin ensimmäisessä kehitysvaiheessa keväällä 2015 hankkeen asiantuntijahenkilöstö sopi eri alojen opettajien ja opinto-ohjaajien kanssa kahden 90 minuuttisen työpajan kokonaisuuden kunkin opettajan omalle opiskelijaryhmälle. Ensimmäisessä työpajassa opiskelijat kirjoittavat aluksi 6-7 minuutin aikarajan puitteissa lyhyen (max. 60 sanaa ja 5 lausetta) yhteydenottosähköpostin kuvitteelliselle työnantajalle. Satojen opiskelijoiden kirjoittamien tekstien jälkeen voidaan todeta, että muutama peruspuute näyttää olevan useimmiten läsnä opiskelijoiden teksteissä: 1. Tekstit eivät erotu toisistaan; ”olen X-vuotias Y.vuoden opiskelija Karelia-ammattikorkeakoulussa”; 2. Teksti on selittävää ylätason tekstiä; ”olen sosiaalinen ja ohjelmointitaitoinen”; 3. Tekstissä ei näy ymmärrys työnantajan tarpeista; ”harrastuksiini kuuluu lenkkeily ja lukeminen”.

Seuraavassa vaiheessa opiskelijoita opastetaan työnhaun logiikkaan, eli painottamaan tekstissä niitä omia saavutuksia, jotka ovat työnantajalle osoitus työnantajan tärkeäksi kokemista asioista. Keskeistä on, että käydään läpi mm. erilaisia tapoja hankkia lisätietoa työnantajien tarpeista. Lisäksi esitellään yksinkertainen mutta tehokas ”Show, don’t tell” -periaate. Periaatteella tarkoitetaan sitä, että omasta osaamisesta kerrotaan konkreettisten saavutusten kautta, pelkkien abstraktien osaamiskäsitteiden sijaan. Esimerkiksi ”Minut valittiin kuukauden myyjäksi Puhelinkeskus Oy:ssä” on paljon informatiivisempi ja viestin luotettavuudesta kertova tapa verrattuna ”Olen myyntihenkinen” -ilmaukseen. Ensimmäisen työpajan lopuksi opiskelijat kirjoittavatkin uudelleen paremman, oppimiinsa periaatteisiin perustuvan hakemuksen. Ero ensimmäisen kierroksen hakemuksiin on lähes poikkeuksetta hämmästyttävä.

Toinen työpaja, joka on sovittu vähintään muutaman viikon päähän toteutetaan ns. speed networking tai pikadeitti -formaatilla. Tähän myöskin 90 minuuttiseen työpajaan on kutsuttu opiskelijoiden oman alan kannalta relevantteja työnantajia. Työpajassa 1-3 hengen opiskelijaryhmät käyvät 10 minuutin mittaisia keskusteluja paikalla olevien työnantajien kanssa. Opiskelijoita on ohjeistettu etukäteen kertomaan itsestään Show, don’t tell -periaatteella sekä hankkimaan konkreettista tietoa yksittäisten työnantajien tarpeista. Edelleen, jos työnantaja kertoo omista tarpeistaan liian abstraktisti: ”meillä pärjää kun on itsenäinen ja reipas”, on opiskelijoita opastettu kysymään konkretian paljastavia kysymyksiä: ”voisitko antaa jonkin konkreettisen esimerkin siitä, miten sitä itsenäisyyttä ja reippautta tarvitaan?”. Näin työnantajilta opiskelijoille ja oppilaitoksiin välittyvän viestin laatu paranee merkittävästi.

Verkottumistyöpajojen on tarkoitus johtaa lyhyellä aikavälillä suoriin rekrytointeihin, harjoittelupaikkoihin ja mm. opinnäytetyöyhteistyöhön. Pidemmällä aikavälillä työpajat punovat opiskelijoiden ja työnantajien välisiä sosiaalisia verkostoja, jotka edistävät piilotyöpaikkojen täyttämistä sitä mukaa kun niitä syntyy. Toisaalta, jo ensimmäisenä opiskeluvuotena aloitetut verkottumistyöpajat auttavat opiskelijoita painottamaan omissa opinnoissaan työnantajilta saadun informaation perusteella tärkeäksi tunnistamiaan asioita. Vastaavasti opettajien mukanaolo auttaa itse opetuksen painotusten hienosäädössä hitaasta opetussuunnitelmauudistussyklistä riippumatta.

Mitä seuraavaksi?

Syksyllä 2015 ja keväällä 2016 Work Smart -hankkeessa ollaan tuomassa ainakin kaksi uutta toimintatapaa oppilaitoksiin. Ensinnäkin verkottumistyöpajoja varten tehtävä työnantajakontaktointi halutaan muuntaa opiskelijoiden omaksi ohjatuksi toiminnaksi. Toiseksi, eri alojen ja alueiden välisen liikkuvuuden sujuvoittamiseksi tullaan testaamaan erilaisia videoneuvotteluteknologioihin perustuvia verkottumistyöpajojen toteutuksia. Näistä palasista rakentuva kokonaisuus on edelleen loppuvuoden 2016 ja vuoden 2017 aikana tarkoitus juurruttaa osaksi oppilaitosten perustoimintaa.

Heikki Immonen, innovaatiokoordinaattori
Karelia-ammattikorkeakoulu