Karelian matka Moodle2:sta Moodleroomsiin
Olavi Pesonen
Tässä artikkelissa kerrotaan Karelia-amk:n käytössä olevan Moodlerooms-palvelun hankinnasta ja käyttöönoton vaiheista. Matkalla tarkoitetaan siirtymistä oman Moodle2-järjestelmän käytöstä Moodlerooms-palvelun käyttöön. Lukijan odotetaan tuntevan käsitteet UEF, ISAT, Moodle2, O365.
Kannattaako matkalle lähteä?
Ensimmäiset signaalit tarpeesta lähteä matkalle Moodle2:sta johonkin uuteen digitaaliseen oppimisympäristöön tulivat esille syksyllä 2014 UEF-ISAT -yhteistyössä. Tukipalvelujen ryhmässä ideoitiin esimerkiksi, että uusi oppimisympäristö olisi luonteeltaan henkilökohtainen ja muokattava PLE (Personal Learning Environment). Lähtökohtana pidettiin sitä, että kyseessä olisi nimenomaan palvelu eikä omassa konesalissa ylläpidetty järjestelmä. Materiaalia tuli pystyä tallentamaan joustavasti myös palvelun ulkopuolelle (esim. O365-palveluihin) ja sitä tuli pystyä siirtämään oppimisympäristöstä toiseen. Järjestelmän käyttöliittymän tuli olla responsiivinen, eli mobiililaitteilla (älypuhelimet ja tabletit) käyttäminen tuli olla mahdollista. Pian opittiin, että Moodlerooms saattaisi olla sellainen, koska siinä on ”Snap”-käyttöliittymä, joka parantaa mobiilikäytettävyyttä.
Karelia-ammattikorkeakoulun ensimmäinen kontakti Moodlerooms-palvelun toimittajaan, Blackboard International, tapahtui tammikuussa 2015. Tuolloin vararehtorimme keskusteli Blackboardin asiakasvastaavan kanssa ja he sopivat tapaamisesta Karelian edustajien kanssa. Ensimmäinen tapaaminen toteutui helmikuussa ja toinen maaliskuussa. Tapaamisten aikana saatiin paljon lisätietoja Moodlerooms-palvelun ominaisuuksista ja käyttömahdollisuuksista. Kokonaisuuteen sisältyy esim. Collaborate-verkkoneuvotteluohjelmisto, jolla voitaisiin korvata nyt käytössä oleva Adobe Connect -järjestelmä. Huhtikuun alussa asiaa käsiteltiin Kareliassa sisäisesti ja vararehtorin ehdotuksesta pyysimme Blackboardilta alustavan tarjouksen, sekä mahdollisuuden koekäyttää palvelua pilotoinnin avulla. Kesän 2015 alussa saatiin Blackboardilta alustava tarjous Moodlerooms-palvelusta ja sen käyttöönotosta. Heinäkuussa Blackboardilta saatiin tieto, että voimme koekäyttää meille luotua testausympäristöä.
Moodlerooms-järjestelmää testattiin Karelia-ammattikorkeakoulussa syksyllä 2015 yhteensä 12 henkilön voimin. Kokemukset testauksesta olivat kauttaaltaan positiiviset. Tietoja testausprojektista löytyy monimuotopedagogiikan suunnittelija Maarit Ignatiuksen ylläpitämässä pilotin blogissa. Opintoasiainpalvelujen päällikön esityksestä ja testausryhmän puoltamana Moodlerooms-hankinta lisättiin tietohallintopalvelujen 2016 budjettiesitykseen.
Harkinta-aika – pyytämättä hyllylle
Joulukuussa 2015 Moodlerooms-hankinta sai harkinta-aikaa suorastaan pyytämättä. Hankinta jouduttiin silloin laittamaan hyllylle odottamaan rahoituksellisesti hieman parempaa ajankohtaa, koska vuoden 2016 budjetti näytti olevan todella tiukalla ja oli alijäämäinen. Vuosi 2016 oli vahvasti YT-menettelyn merkitsemä vuosi, mutta oli siinä positiivisiakin piirteitä. Tilaratkaisujen myötä Sirkkalan toimitiloista pystyttiin luopumaan loppukesällä ja taloudellinen tilanne sai piristystä. Siten harkinta-aika muuttui elokuussa hankinta-ajaksi ja Moodlerooms-palvelun hankintapäätös pystyttiin tekemään.
Tuota hankintapäätöksestä seurasi luonnollisesti tilaus ja tilausvahvistus. Blackboard toteuttaa Moodlerooms-käyttöönottoprojektit heidän oman Implementation Packagen (eräänlainen projektisuunnitelma) mukaan. Sen kesto on 60 päivää ja se sisältää käynnistyspalaverin, kaksi teknisten pääkäyttäjien hallinnointiasioiden palaveria, kaksi kurssien luonti- ja hallintapalaveria, Conduit- ja kirjautumispalaverin, kaksi kysymys-vastauspalaveria ja loppuyhteenvetopalaverin. Käytäntö muodostui jokseenkin erilaiseksi jo pelkästään sen takia, että oli suuria aikatauluhaasteita sovittaa heidän ja meidän käyttöönottohenkilöiden online-tapaamiset. Moodlerooms-palvelun hankinnan myötä tuli kahden ICT-tukihenkilön tehtäväkuvaan lisää tehtäviä, koska he alkoivat perehtyä Moodle2:n ja Moodlerooms-palvelun teknisen pääkäyttäjän tehtäviin.
Matka alkaa
Pääkäyttäjien perehtyminen sisälsi osallistumisen käyttöönottoprojektiin sisältyvään Effective Site Administration -kurssille. Kurssilla oppimiaan asioita pääkäyttäjät pääsivät soveltamaan käytäntöön siinä vaiheessa, kun he konfiguroivat Blackboardin tekemään testiympäristöön (sandbox) Moodle2:sta siirretyn aineiston ja lisäosat. Tuon testiympäristöön tehdyn Moodle2:n aineiston siirron yhteydessä havaittiin siirron vievän huomattavan pitkän ajan, koska siirrettävää aineistoa oli paljon. Monimuotopedagogiikan suunnittelija testasi Moodlerooms-palvelun toimivuutta tuon siirretyn aineiston avulla. Testaukseen saatiin mukaan tammikuussa tuotantoympäristöihin versiopäivityksissä asennettavat lisäominaisuudet.
Käyttöönottoa valmistelevassa ryhmässä sovittiin, että järjestelmäintegraatioita ei tehdä, koska Moodleroomsia halutaan käyttää samalla tavalla kuin Moodle2-järjestelmää. Siten Moodleroomsin sisältämä Conduit-työkalu jäi tässä vaiheessa vähäisemmälle käytölle. Yksi teknisistä pääkäyttäjistä suoritti toimitukseen kuuluvan Conduit-työkalun online-kurssin tulevia käyttötarpeita varten.
Henkilöstö mukaan
Tietohallintopalveluissa Moodlerooms-palvelun käyttöönottovalmistelut olivat 24.11.2016 mennessä edenneet riittävästi, jotta asiasta oli kerrottavissa käyttäjille käyttöönottoon liittyviä aikatauluja. Tuolloin lähetettiin tietohallinnosta henkilöstölle sähköpostiviesti, jossa kerrottiin Moodlerooms-palvelun hankinnasta ja sen käyttöönotosta. Palvelun kerrottiin korvaavan Karelia-ammattikorkeakoulun omassa ylläpidossa olevan Moodle2-järjestelmän. Uutta palvelua pystyi jo testaamaan Moodle2:sta siirrettyä aineistoa sisältävällä testiympäristössä. Palvelun toimivuuden testaus ja graafinen ulkoasu tehtäisiin joulukuun 2016 aikana. Viestissä ilmoitettiin, että onnistuneen testauksen jälkeen Moodle2:n sisältö siirretään Moodlerooms-palveluun 5.1.2017 ja siirrosta aiheutuisi ainakin kahden päivän käyttökatkos.
Samassa sähköpostiviestissä kehotettiin Moodle2:n käyttäjiä siivoamaan käyttämättömänä olevia ja tarpeettomia aineistoja, kursseja ja varmuuskopioita pois Moodle2:sta, jotta siirto uuteen Moodlerooms-palveluun sujuisi paremmin. Viestissä opastettiin tarvittaessa lukemaan siirroista ja varmuuskopioista annettuja ohjeita, sekä kerrottiin Moodle-järjestelmien pääkäyttäjät ja tukihenkilöt.
Tämän lisäksi opintoasiainpalveluiden päällikkö lähetti 8.12.2016 henkilöstölle sähköpostiviestin, jossa perusteltiin valitun siirtopäivämäärän ajankohdan sopivuutta ja toistettiin pyyntö siivota käyttämättömiä kursseja sekä ylimääräisiä varmuuskopioita pois Moodle2:sta. Viestissä kerrottiin Moodleroomsin valinnaisesta uudesta Snap-käyttöliittymästä, tammikuussa pidettävistä Moodlerooms-klinikoista, sekä Moodleroomsin käytön aikaisista tukijärjestelyistä.
Tukihenkilöiden esittämän tarpeen pohjalta Blackboardin asiakasvastaava kutsuttiin käymään Joensuussa kertomassa Moodleroomsin ominaisuuksista ja uudistuksista. Tapaaminen toteutui sopivasti Karelia-amk:n joulupuuropäivänä. Tapaamisen aikana asiakasvastaava kertoi, että Haka-kirjautuminen on mahdollista vain yhden organisaation kanssa. Käyttöön asennettuna tämä merkitsisi sitä, että Moodleroomsin pääkäyttäjät joutuisivat tekemään ja ylläpitämään useita satoja käyttäjätunnuksia käsin. Käyttäjien tiedottaminen toisi lisää tehtävää ja menettely aiheuttaisi vaivaa jo olemassa oleville Moodle2:n Haka-kirjautumista käyttäville (esim. UEF:n ja Savonian opiskelijat). Haka-kirjautumisen rajoittuneen toiminnan takia tietohallintopalvelussa jouduttiin tekemään Moodlerooms-palveluun kirjautumisen osalta päätös, että Haka-kirjautumista ei toteuteta tässä vaiheessa. Sen sijaan kirjautuminen päätettiin toteuttaa Karelia-amk:n adfs-palvelun avulla, koska se on käytössä myös Microsoft Office 365 -palvelun yhteydessä. Adfs-kirjautuminen saatiin ulkoista asiantuntijaa hyödyntämällä toimimaan testiympäristössä viikolla 52.
Mutkia matkaan, vauhtihidaste
Moodleroomsin koekäyttö testiympäristössä vahvisti sen, että siirtyminen Moodle2:sta Moodlerooms-palveluun voidaan tehdä. Blackboardille ilmoitettiin, että he voivat asentaa Karelia-amk:n tuotanto-Moodleroomsiin samat lisäosat kuin ovat sandbox-ympäristössä ja tekniset pääkäyttäjämme tekivät näihin lisäosiin tarvittavat määritykset. Maanantaina 2.1.2017 kävi selväksi se, että Moodle2:n sisältämän aineiston käyttämä levytila ei ollut vähentynyt ollenkaan – sitä vastoin levytila oli kasvanut, vaikka käyttäjiä oli pyydetty poistamaan esim. turhia varmuuskopioita.
Tiistaina 3.1.2017 tietohallintopalvelussa päätettiin, että Moodle2 käyttämistä jatketaan vielä, mutta saman aikaisesti otetaan Moodlerooms tuotantokäyttöön. Samana päivänä henkilöstölle lähetettiin viesti, joka sisälsi mm. seuraavan tekstin:
”Karelia-ammattikorkeakoulun Moodlerooms-palvelu otetaan käyttöön 9.1.2017. Marraskuussa ilmoitetusta poiketen palvelu otetaan käyttöön vähitellen siten, että Karelia-ammattikorkeakoulun Moodle2:n sisältöä ei tässä vaiheessa siirretä Moodlerooms-palveluun. Siksi ilmoitettua Moodle2:n käyttökatkosta ei ole 5.1.2017. Koko Moodle2:n sisällön siirtäminen olisi aiheuttanut liian pitkän käyttökatkoksen Moodle2:n käyttöön. Toinen siirtoa estävä tekijä on se, että Moodlerooms-palveluun kirjautuminen ei ole vielä mahdollista Haka-kirjautumisen kautta. Palvelun toimittaja pyrkii saamaan Haka-kirjautumisen mahdolliseksi maaliskuun loppuun mennessä.”
Viestin sanomaa täydensi ja tarkensi Moodleroomsin pääkäyttäjien 12.1.2017 lähettämä sähköposti, jossa oli myös linkkejä ohjeisiin ja koulutuksien aikatauluihin. Kerrottiin myös, että Moodleroomsiin pääsee kirjautumaan osoitteessa moodle.karelia.fi ja käyttäjät voivat jo luoda uusia kursseja sinne. Myös kurssien siirtäminen vanhasta moodle2.karelia.fi –ympäristöstä on mahdollista. 13.1.2017 Blackboardin myyjä ilmoitti, että heidän ensisijainen tavoite on saada uusi kirjautumisen mahdollistava Haka-lisäosa mukaan helmikuun Moodlerooms Maintenance Pack 1 –julkaisuun. Mikäli heidän testaus ei valmistu riittävän ajoissa, niin lisäosa tulee viimeistään huhtikuun Moodlerooms Maintenance Pack 2 –julkaisuun.
Moodlerooms-palvelun käyttöönotossa tavoitteena on se, että kun Haka-kirjautuminen Mooodleroomsiin saadaan toimimaan, niin uudet kurssit luodaan vain Moodleroomsiin eikä Moodle2: een. Tästä asiasta pääkäyttäjät ilmoittavat erikseen myöhemmin keväällä. Moodlerooms-klinikoilla ja helmi-elokuun aikana toteutettavissa työpajoissa pääkäyttäjät opastavat Moodlerooms-järjestelmän käytössä. Toinen ja isompi tavoite on se, että elokuun 2017 jälkeen ei enää käytettäisi Moodle2-järjestelmää ollenkaan. Tämä edellyttää käytössä olevien kurssien siirtämistä Moodleroomsiin.
No, kannattiko lähteä matkaan?
Suoraan sanottuna, tähän on liian varhaista antaa lopullista vastausta, koska matka on pahasti kesken. Tuo ”Haka-vauhtihidaste” tuli kiusallisesti mukaan kuvioihin sotkemaan asiaa, eikä sitä ongelmaa saatu järkevästi kierrettyä. Jälleen kerran tuli havaittua se, että edellä kävijät kokevat eniten haasteita järjestelmien käyttöönotoissa. Plussan puolella matkasta tulevat henkilöstön uuden oppiminen, mobiilin käyttöliittymän ja Moodleroomsin uusien ominaisuuksien saaminen tuotantokäyttöön. Näitä ovat esimerkiksi opiskelun etenemisen seuranta, kokoava työpöytä, henkilökohtaiset oppimispolut, Joule-raportointityökalut.
Niin, ja se Moodlerooms-hankinnan sisältämän Collaborate-tuotteen tarina on vielä aloittamatta – siispä lukekaa saapuvia tiedotteita ja osallistukaa tukihenkilöiden järjestämiin koulutustilaisuuksiin!
Olavi Pesonen, tietohallintopäällikkö
Karelia-ammattikorkeakoulu