Selkeä viestintä – Hevonhumppaa vai laatutekijä?

Sini-Tuuli Saaristo

KOVAT  – Kansainvälisen osaajan valmennus työhön -hanke järjesti 29.10. verkossa viestintä- ja vuorovaikutuskoulutuksen monikielisten työyhteisöjen esimiehille ja HR-henkilöstölle nimellä “Selkeä viestintä – hevonhumppaa vai laatutekijä?”. Koulutus soveltui myös muuten selkeästä viestinnästä kiinnostuneille ja sitä työssään tarvitseville. Kouluttajana toimi yritysten kanssa työskennellyt Savonia-ammattikorkeakoulun selkoviestinnän opettaja Soilimaria Korhonen. Hänen erikoisalaansa on saavutettava ja ymmärrettävä viestintä.

Koulutuksen tavoitteena oli oppia selkeän viestinnän työkaluja osana omaa johtamista sekä kirkastaa selkeän viestinnän hyötyjä, etenkin yritystoiminnan näkökulmasta. Koulutuksessa käsiteltiin sitä, kuinka viestiä ymmärrettävästi työkaverin tai alaisten kanssa, mihin kiinnittää huomiota viestiessä äidinkielenään muuta kuin suomea puhuvan kollegan kanssa sekä selkeän viestinnän merkitystä yrityksen laatutekijänä.

Koulutukseen osallistui yritysten lisäksi alueen oppilaitosten opiskelija- ja hakijapalveluiden henkilöstöä, hankehenkilöstöä sekä kansainvälisten osaajien kanssa työskenteleviä. Yhteistä kaikille koulutukseen osallistujille oli tarve saada työkaluja selkeään kieleen omissa työtehtävissä. Koulutuksen aikana osallistujat pääsivät myös verkostoitumaan ja jakamaan omia kokemuksiaan pienemmissä ryhmissä.

Koulutuksessa käsitellyt vinkit viestintään ovat hyödyllisiä aivan kaikille. Tässä artikkelissa on poimittu koulutuksen parhaat vinkit jakoon.

Oikea tieto liikkuu oikein yrityksen sisällä – Tieto liikkuu yrityksestä ulospäin oikeassa muodossa

Viime vuosina korkeakoulut ovat edistäneet omia digitaalisia palvelujaan enemmän saavutettaviksi. Muutosten tavoitteena on muun muassa yhdenvertaisuuden lisääminen ja digitaalisten palveluiden laadun parantaminen (Valtiovarainministeriö, 2020). Myös yritysten valmistautuminen selkeän viestinnän kysymyksiin on ajankohtainen asia, sillä Euroopan Unionin saavutettavuuskriteerit ovat tulossa käytäntöön myös yksityiselle sektorille.

Korhonen kehottaa yrityksiä panostamaan selkeään viestintään. Selkeys tehostaa yrityksen toimintaa sekä säästää resursseja, eli rahaa. Yrityksen selkeä viestintä hyödyttää kaikkia, niin henkilöstöä kuin yrityksen asiakkaita. Selkeä viestintä voi toimiakin yrityksen kilpailuetuna. Sen avulla yritys saavuttaa helpommin yleisönsä ja vastavuoroisesti yleisö yrityksen. Toisin sanoen, selkeyteen panostaminen on panostamista yrityksen toiminnan laatuun.

Tiedosta oma jargonisi

Korhosen mukaan selkeä viestintä on kuin pussillinen valittuja paloja. Tällä tarkoitetaan sitä, että tiedämme mitä viestimme, missä järjestyksessä sekä missä muodossa. Meidän kaikkien olisikin hyvä tarkkailla omaa viestintäämme. Miten voisimme omassa työssämme viestiä selkeämmin, jotta välttyisimme turhilta sähköpostiketjuilta, odottelulta tai jopa väärinymmärryksiltä? Olisi hyvä pohtia, viestimmekö oikeastaan vain itsellemme, viestimmekö liian vaikeasti tai onko viestintää liikaa? Korhosen mukaan viestintä tökkii pahasti, jos se täyttyy omaa erinomaisuutta korostuvasta jargonista. Konkretia auttaa ymmärtämään viestin keskeisen sisällön jargoniaa tehokkaammin.

Kuinka sitten tulisi lähteä muuttamaan omaa viestintää selkeämpään suuntaan? Korhonen antaa konkreettiset askeleet kohti selkeämpää viestintää. Tässä muutamia nostoja koulutuksesta:

• Rajaa tietoa, ei liikaa yhdellä kerralla. Suunnittele ja paloittele.
• Etene asia kerrallaan. Tärkeimmät asiat ensimmäisenä.
• Käytä pisteitä. Ole johdonmukainen.
• Suosi tekstissä selkeitä, arkisessa kielessä käytettyjä sanoja. Vältä hankalia lauserakenteita.
• Vältä asiakasviestinnässä ammattikieltä. Vältä pitkiä sanoja ja selitä vaikeat sanat auki.
• Jos annat ohjeita, käytä käskymuotoa. Älä kuluta passiivia turhaan.
• Näytä tekstissä selkeästi, kuka tekee ja mitä.

Korhonen antaa myös käytännön esimerkkejä lauseiden ja sanojen muodossa selkeämmästä viestinnästä. Tässä muutamia esimerkkejä:

• Toimita dokumentit → lähetä hakemukset
• Sinun odotetaan todistavan henkilöllisyytesi → Todista henkilöllisyytesi esimerkiksi passilla
• toimi seuraavasti → tee näin
• tärkeä vr. olennainen, auto vr. ajoneuvo, sota vr. aseellinen konflikti

Selkeän viestinnän vinkit ovat hyvin sovellettavissa myös korkeakoulujen arjessa ja hanketyöskentelyssä. Hankeviestintä saa usein moitteita epäselvän ja puuduttavan “hankekielen” käytöstä. Selkeän viestinnän avulla esimerkiksi hankkeet saavuttavat kohderyhmänsä paremmin ja myös tulokset leviävät laajemmalle yleisölle. Selkeän viestinnän vinkkejä voi ottaa seuraavaksi käyttöön esimerkiksi lähettäessäsi sähköpostia työkaverille, opiskelijalle tai yrityskumppanille.

Anna toiselle aikaa ja tilaa puhua

Loppujen lopuksi tärkeintä viestinnässä Korhosen mukaan yksilötasolla on toisen kohtaaminen ja luottamus. “Hyväksyvässä ilmapiirissä kaikkien puhe on tärkeää”. Toisen ymmärtäminen ja kuunteleminen on yhteistyötä. Korhonen painottaa lisäksi välittömän palautteen tärkeyttä keskustelutilanteessa. Näin osoitat toiselle osapuolelle olevasi läsnä ja että kuuntelet. Anna siis toiselle aikaa, tilaa ja ilmaa viestiä.

Selkeäksi viestijäksi oppii harjoittelemalla ja tiedostamalla omaa viestintää. Mikäli haluat oppia lisää selkeästä viestinnästä tai selkeästä viestinnästä asiakastyössä, Campus Online tarjoaa avoimia opintojaksoja asiasta kiinnostuneille.

Teksti: Sini-Tuuli Saaristo, projektipäällikkö, Karelia-ammattikorkeakoulu

Lähteet

Valtiovarainministeriö. Saavutettavuusdirektiivi. https://vm.fi/saavutettavuusdirektiivi. 8.12.2020.

Etusivun kuva: Md Mahdi / Unsplash