Esimiehestä tiimivastaavaksi
Anneli Liukkonen
Kun kirjoitan tätä julkaisua maaliskuisten hohtavien hankien keskellä, herättelen mieleen Karelian laskentapalvelujen tiimipilotointiaikaa ja sen kokemuksia kiireisimmän työrupeaman eli tilinpäätöksen ja siihen liittyvän tilintarkastuksen jälkimainingeissa. Pilotointi käynnistyi syyskuussa 2020 ja se kesti tammikuuhun 2021 saakka. Piloteiksi oli valittu Kareliasta kirjastotiimi, toimitilatiimi ja laskentapalvelut -tiimi. Ulkopuoliseksi tiimivalmentajaksi valikoitui Brik Impact Oy, josta jokainen tiimi sai oman valmentajan. Laskentapalvelujen tiimivalmentajana toimi ansioituneesti Jari Salminen. Pilotointi koostui Brikin valmennuksista ja oman tiimin kerran kuukaudessa pitämistä puolen päivän tiimipalavereista. Kaikkiaan laskentapalvelujen kahdeksanhenkinen tiimi käytti pilotointiin aikaa yhteensä 440 tuntia. Kyse oli merkittävästä panostuksesta, joka myös kantoi hedelmää.
Haasteita esimiesroolin vaihtuessa tiimivastaavan rooliksi
Laskentapalvelut on aina toiminut itsenäisenä hallinnollisena yksikkönä ja itse olin toiminut siinä esimiehenä 17 vuoden ajan. Vuoden 2021 alusta lähtien roolini muuttui esimiehestä tiimivastaavaksi. Heti pilotoinnin alkumetreillä itselleni nousikin kysymys, jota kenenkään muun pilotissa mukana olleen ei tarvinnut henkilökohtaisesti miettiä: mitä tarkoittaa, kun esimiehestä tulee tiimivastaava? Toimintasäännön mukaisesti laskentapäällikön tehtävänä on taloushallinnon operatiivinen johtaminen. Miten voin johtaa ellei käytössäni ole johtamiseen tarvittavia välineitä? Miten voin esimerkiksi varmistaa, että tehtävät sujuvat myös loma-aikoina, jos joku muu päättää tiimin jäsenten vuosilomista ja vapaista? Jos esimies käy henkilökohtaiset kehityskeskustelut tiiminjäsenten kanssa, kuinka minä pystyn huomioimaan tiimiläisten henkilökohtaiset haasteet tai tilanteet, jotka vaikuttavat tehtävien hoitamiseen? Tuleeko käymään niin, että tiimivastaava ja esimies tekevät johtamiseen liittyviä tehtäviä tuplana vai jääkö jotain kokonaan hoitamatta? Aiheuttaako johtamisen ”kaksiportaisuus” tiimin jäsenille tuplatyötä? Sudenkuoppia ja vaaratekijöitä näytti vaanivan useampiakin.
Tiimivastaavan ja esimiehen tehtävien eriyttäminen
Pilotointiin kuului jokaisen tiimin oman tiimitoimintamallin tekeminen. Tiimitoimintamallissa sovimme yhdessä mm. yhteiset tavoitteet, tiimin jäsenten vastuut, pelisäännöt ja konkreettiset työkalut tiimityöskentelyyn. Samaan dokumenttiin kirjasimme myös tiimivastaavan ja esimiehen vastuut. Karelian johdon linjauksen mukaisesti esimiehen vastuulla ovat erilaiset työlainsäädännön määräämät tehtävät, pakolliset yksilökehityskeskustelut, työkyky- ja työhyvinvointijohtaminen sekä tiimivastaavan ja tiiminjäsenten resurssien varmistaminen ja turvaaminen. Lisäksi olemme sopineet, että esimies antaa palautetta tiimille sen toiminnasta ja pitää yhteyttä tiimivastaavaan ja tiimiin. Merkittävä työnjohdollinen oikeus, joka on vain esimiehelle, on työnantajan direktio-oikeus. Tiimivastaava ei voi määrätä tehtäviä tiiminjäsenille, vaan tiimi päättää niistä yhdessä. Tiimivastaavan tehtäviksi kirjasimme tiimitoimintamalliin päivittäisen operatiivisen johtamisen ja kokonaisvastuun tiimin toiminnasta. Tiimivastaava toimii koordinaattorina, vie yhteisiä päätöksiä eteenpäin esimiehelle, raportoi johdolle ja vastaa tiimitoiminnan kehittämisestä. Lyhyesti muotoilisin, että tiimitoimintamallissa eriytetään henkilöjohtaminen (leadership) ja toiminnan ja asioiden johtaminen (management) eri henkilöille. Eriyttäminen on tarpeen, koska tiimitoimintamallissa tiimivastaavan rooli on nimenomaan toimia valmentajana, ei johtajana.
Vanhoista malleista uusiin
Olemme tiimipalaverissa yhdessä todenneet, että kiireisen alkuvuoden aikana tiimityöskentelyn kehittämiseen on tullut suvantovaihe. Tiimillämme on kuitenkin halu edetä ja kehittyä. Tiimivastaavana olen sitä mieltä, että tarvitsemme säännöllisten tiimipalavereiden lisäksi ainakin ajoittain erityisesti tiimityöskentelyyn painottuvia kehittämispäiviä. Tiimimme esimieheksi tuli vuoden 2021 alusta uusi hallinto- ja talousjohtaja. Pilotointi painottui viime syksyyn, joten uusi esimiehemme ei ole ollut mukana laatimassa tiimitoimintamallia. Seuraava tehtävämme onkin käydä se hänen kanssaan yhdessä läpi. Tiimiläisinä joudumme konkreettisesti päivittäisissä arjen tehtävissä muistuttelemaan itseämme siitä, miten asiat nyt hoidetaan tiimimallissa. Tiimitoiminnan edistäminen vaatii jokaiselta tiimin jäseneltä aktiivisuutta ja tietoisia tekoja, se ei synny itsestään eikä odottamalla tai toivomalla jotain parempaa. Erityisen merkittävää pitkään yhdessä toimineella yksiköllä on poisoppiminen vanhoista käytänteistä ja toimintamalleista. Niihin helposti sortuu itse kukin työntuoksinassa ja kiireessä.
Tiimiytyminen vaatii yhteistä aikaa ja keskustelua
Tärkeintä tiimitoiminnan aloittamiselle ja kehittämiselle on se, että tiimillä on riittävästi yhteistä aikaa. Tärkeänä näen myös tiimitoimintamallin tai tiimisopimuksen tekemisen, ehdottomasti kirjallisena. Se kannattaa tehdä myös riittävän tarkasti. Erityisesti tiiminjäsenten, tiimivastaavan ja esimiehen vastuut voi kirjata juuri niin tarkasti kuin se oman tiimin mielestä on tarpeen. Onnistunut tiimitoimintamalli on mielestäni arkea sujuvoittava dokumentti, josta on helppo tarkistaa vaikkapa vastuut ja tehtävät. Tiimiytymisen alkuvaiheeseen kuuluu ns. myrskyvaihe. Sitä ei kannata säikähtää. Asioiden kyseenalaistaminen, kritiikki ja eriävät mielipiteet kuuluvat asiaan. Kun ne käsitellään rakentavasti, tiimiytyminen etenee aidosti. Tiimimalli tuo yhteisöllisyyttä ja me-henkeä, jota tarvitaan aina, mutta erityisesti sillä on merkitystä tällaisessa poikkeuksellisessa maailmantilanteessa. Tsemppiä kaikille Karelian tuleville tiimeille!
Kirjoittaja:
Anneli Liukkonen, laskentapäällikkö, Karelia-ammattikorkeakoulu
Etusivun kuva: Nick Fewings / Unsplash