Kokemuksia Karelian tiimipilotoinnista
Eija Koistinen, Sissi Pyykönen, Susanna Varhimo
Kareliassa ollaan siirtymässä esimiesjohtoisesta organisaatiosta itseohjautuvaksi tiimiorganisaatioksi. Karelian johto näkee tämän luontevana jatkumona asiantuntijaorganisaatiolle. Tiimiorganisaation suurimpina hyötyinä pidetään tuottavuuden tehostumista, työhönsä sitoutuneempia työntekijöitä, työhyvinvoinnin, työn imun ja ongelmanratkaisu sekä -päätöksentekotaitojen lisääntymistä.
Tässä Vasun numerossa Karelian laskentapalveluiden tiimi jakaa tiimipiloitinnista saamiaan oppeja ja oivalluksia neljän artikkelin voimin.
Tiimillä tarkoitetaan sellaista työyhteisöä, joka on sitoutunut toimimaan yhdessä jonkin yhteisen päämäärän saavuttamiseksi. Tiimin jäsenet ymmärtävät yhteistyön arvon työpaikalla ja ottavat yhdessä vastuun koko tiimin onnistumisesta. Jokaisella työntekijällä on edelleen omat itsenäiset tehtävänsä, mutta päämärät ovat yhteisiä. (Salminen 2017, 21). Tätä uutta ajattelumallia lähdimme toteuttamaan tiimipilotoinnin myötä.
Tiimipilotoinnin prosessi
Tiimipilotointi alkoi infotilaisuudella 8.9.2020. Tilaisuuteen osallistui kolme pilotointiin valittua hallinnon tiimiä: laskentapalvelut -tiimi, kirjastotiimi ja toimitilatiimi. Neljän kuukauden aikana laskentapalveluiden tiimin kahdeksan henkilöä käytti pilotointiin aikaa yhteensä noin 440 tuntia. Pilotointiin sisältyi mm. tiimipalavereita 20 h, Brik Impact Oy:n tiimivalmennuksia 25 h ja kotitehtäviä. Pilotoinnin päätöstilaisuus pidettiin 18.1.2021.
Koimme pilotoinnin tosi tiiviinä ajanjaksona. Hyvin lyhyessä ajassa piti omaksua paljon uusia toimintamalleja, poisoppia vanhoista ja ottaa käytäntöön uusia työkaluja. Oman haasteensa toi sekin, että esimiehestämme tuli tiimivastaava ja uusi esimies aloitti työt vuoden alusta, eikä näin päässyt osallistumaan pilotointiin.
Brik:n Jari Salmisen asiantuntevan ohjauksen sekä yhteisten keskustelujen, työkirjan ja omien pohdintojen avulla asiat alkoivat selkiytymään. Huomasimme, että paljon on vielä tehtävää ennen kuin voidaan puhua yhtenäisestä, parhaalla tavalla toimivasta tiimistä. Asioiden kertaus, ennen kaikkea miksi tiimityöskentely kannattaa, selkeytti ajatuksia pilotoinnin edetessä. Näin asioita alkoi ymmärtämään ja hahmottamaan paremmin.
Tiimin kehitysvaiheet. Lähde: Salminen 2017, 52.
Perustamisvaiheessa kävimme läpi teoriaa Brikin valmennusoppaasta, jonka aikana selvitimme mm. mitkä ovat tiimitoiminnan periaatteet, hyödyt, karikot sekä tiimivastaavan ja jäsenten tehtävät. Selvitimme myös millaisia tiimimme jäsenet ovat työtavoiltaan ja miten kukin toimii tiimissä.
Myrskyvaiheen aikana kyseenalaistimme tiimiytymistä eri näkökulmista. Pohdimme mitä tämä tarkoittaa käytännössä, mikä muka muuttuu ja mitä hyötyä tästä on meille. Alun myrskyvaihe koettiin tärkeänä ja sen aikana pohdimme oikeasti tiimin jäsenille esiinnousseita asioita, jotka kenenkin mieltä painoivat. Myrskyvaiheen kysymysten kautta selvitimme itsellemme tiimiytymisen hyödyt.
Koemme, että meillä ei ollut missään vaiheessa vaaraa kehittyä valetiimiksi, koska olimme jo pitkään toimineet tiimin kaltaisesti. Nyt vain saimme uuden toimintamallin myötä enemmän työkaluja tiimiytymiseen. Vahvan yhteishengen ja jokaisen henkilön sitoutumisen vuoksi koemme, ettei meillä myöskään ole vaaraa taantua valetiimiksi jatkossakaan.
Oppimisvaiheessa työstimme Laskentapalvelut –tiimin tiimitoimintamallin, jossa sovimme tiimimme yhteisistä toimintatavoista, tavoitteista, tiimin jäsenten vastuista, pelisäännöistä ja konkreettisista työkaluista. Pilotoinnin tuloksena syntyi myös tiimisopimus, johon on helppo palata aina uudelleen tarkistamaan sovitut asiat ja käytännöt. Monista uusista työkaluista olemme kokeneet erittäin hyödylliseksi Teamsin Planner -työkalun. Plannerin avulla tiimimme on voinut helpommin suunnitella, hoitaa ja aikatauluttaa yhteisiä työtehtäviä tiimissä ja tiimien välillä sekä tuoda esille uusia kehittämisideoita.
Mielestämme olimme päässeet tiimipilotoinnin jälkeen oppimisvaiheesta jo kohti suoritusvaihetta, mutta tilinpäätöskiireiden takia palasimme takaisin oppimisvaiheeseen. Meillä ei ole ollut alkuvuodesta aikaa kehittää tiimityöskentelyä eteenpäin. Matka kohti huipputiimiä on käynnistetty, mutta polku ei ole kulkenut suoraviivaisesti. On menty kaksi askelta eteenpäin ja sitten taas yksi taaksepäin ja näin mennään varmasti myös jatkossakin. Ajan ja tekemisen myötä toimintamme tulee muokkautumaan oppimisvaiheesta suoritusvaiheeseen. Jatkon määrittelee vahvasti myös aika ja resurssit, jotka pystymme tiimiytymiselle omistamaan.
Pilotoinnin alusta nykyhetkeen
Vaikka aika pilotoinnin alusta tähän päivään on melko lyhyt, paljon on ehtinyt tapahtua. Tuntuu että vasta oli syyskuu, jolloin lähdimme infotilaisuudesta vähän ristiriitaisin, mutta melko avoimin mielin kohti tulevaa.
Ensimmäisenä heräsi kysymys, mikä muuttuu? Meillä oli jo vahva käsitys, että toimimme tiiminä ja työskentelytapamme ovat tiiminomaiset. Mietimme, että tuleeko asioista monimutkaisempia, enemmän aikaa vieviä? Mitkä ovat tiimin valtuudet ja vastuut?
Nyt kun pilotoinnin loppumisesta on kulunut muutama kuukausi, niin voidaan rehellisesti sanoa, että olemme oikeasti alkaneet puhua meidän tiimistä ja ajatus on siirtynyt MINÄ-ajattelusta ME-moodiin. Olemme saaneet paljon hyvää aikaan, toimintatapoja on muutettu ja olemme varmasti enemmän tietoisia mm. toistemme töistä, kustakin työkokonaisuudesta ja ymmärrämme paremmin oman työn osana koko tiimiä. Käytämme myös Teamsia ja Planneria jo luontevina työvälineinä.
Pystyäksemme edelleen kehittymään tiiminä, jokaisen tiimin jäsenen on omalta osaltaan pidettävä tiimivirettä yllä. Tiimiytyminen ei saa jäädä arjen kiireen jalkoihin, vaan meidän pitää pystyä varaamaan siihen riittävästi aikaa ja resursseja myös jatkossa.
LaPanen tiimi lähtee luottaen ja luovien yhdessä kohti parempaa tiimitulevaisuutta!
Lähteet:
Salminen, J. 2017. Onnistu tiimityössä. J-Impact.
Kirjoittajat:
Eija Koistinen, taloushallinnon asiantuntija, Karelia-ammattikorkeakoulu
Sissi Pyykönen, taloushallinnon asiantuntija, Karelia-ammattikorkeakoulu
Susanna Varhimo, taloushallinnon asiantuntija, Karelia-ammattikorkeakoulu