Etä- ja monipaikkatyö on tullut jäädäkseen – Miten se vaikuttaa asiantuntijatyöhön?

Maarit Ignatius & Ulla Kallio

Pysähdy toviksi miettimään – nyt reilu vuosi pandemiaelämää elettyäsi – millaisia linjauksia ja/tai käytänteitä olet sinä yksilönä tehnyt etä- ja monipaikkatyöhön ja/tai olette yksikössäsi tai tiimissä yhdessä kollegoiden ja esimiehenne kanssa tehneet. Linjausten pohtiminen ja käytäntöön vieminen on tärkeää, sillä ne antavat raamit siihen, miten etä- ja monipaikkatyötä jatkossa kukin meistä tekee kohti yhteisiä tavoitteita. 

Niin yksilölliset kuin organisaation strategiset ja muut päätökset sekä linjaukset vaikuttavat siihen, millaista osaamista ja käytäntöjä työyhteisöön on syntynyt tai niitä jatkossa luodaan. Miten työn tekeminen sujuu yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Sillä varmaa on, että työkulttuurimme on muuttunut pysyvästi, ja jatkossa etä- ja monipaikkatyötä tehdään enenevässä määrin. Työ on kuluneen pandemian aikana muotoutunut Kareliassa monipaikkaiseksi ja on entisestään muokkautumassa. Osa palailee kampuksille kokonaan, osa osittain ja osa tekee pelkästään etätyötä. Tämä asettaa tietysti uusia haasteita sekä uusia mahdollisuuksia niin lähityöryhmille kuin myös työn johtamiselle. Itseohjautuvuutta ja itsensä johtamista opetetaan tai suorastaan edellytetään opiskelijoilta, mutta olemmeko itse henkilöstön edustajina näissä taidoissa osaavia. Toimivatko työaikaraamit, mistä tulee jousto muutoksiin ja ennakoimattomiin toimiin. Paljon on pohdinnan alla mietteitä varmasti meillä jokaisella.

Itsensä johtaminen

Työterveyslaitoksen AikaJärjestys asiantuntijatyössä -tutkimuksen mukaan organisaatio edellyttää työntekijöiltä notkeutta, kykyä nopeisiin päätöksiin ja hyvää itsensä johtamisen taitoa. Tälle edellytykselle tarvitaan tukea organisaatiolta sillä ihan itsestään se ei synny. Tuen tulee tarjota yhteiset aikasuunnittelut, aikataulut ja aikarakenteet, jotka synkronoivat toimintaa ja sitouttavat työntekijät yhteen.

Karelia-amk:ssa on syksyllä 2020 aloitettu tiimiorganisaation rakentaminen, ja tulevaisuudessa jokainen hallinto- ja tukipalveluissa työskentelevä on joko yhden tai useamman tiimin jäsen, riippuen työtehtävästä. Tämä muuttaa myös esimies–alaissuhdetta koska tiimin tarkoituksena on yhdessä miettiä työtehtäviä, niiden jakamista ja priorisointia. Tiimi laatii yhteisen kaikkien hyväksymän tiimitoiminnanmallin, jossa sovitaan tiimin yhteiset toimintatavat. Malliin kirjataan muun muassa tiimin tavoitteet, pelisäännöt ja työkalut. Itsensä johtamisen taidot korostuvat myös tiimityöskentelyssä. Jokainen tiimin jäsen on vastuussa tiimin tavoitteiden saavuttamisesta oman työnsä kautta. Tiimissä punaisena lankana on yhteistyö ja tiimin jäsenet saavat siitä tukea itsensä sekä oman työnsä johtamiseen.

Priorisointi ja työssä jaksaminen asiantuntijatyössä

Aika & Fokus -verkkovalmennuksen, johon karelialaisilla oli mahdollisuus osallistua 2019, sekä Fokus kateissa aika palasina? -julkaisun mukaan ajanhallinnan keskiössä tulee olla työn priorisointi. Se tulisi syntyä tiimin ja esimiehen tuella, yhteisen päätöksen tuloksena. Asiantuntijan ydintehtävä on priorisoitava ykköseksi. Tämä ei luonnollisestikaan ole yksinkertaista, mikäli työn rajoja ei ole määritelty ja työ koostuu lukuisista erillisitä tehtävistä.

Osapuolilla tulee olla yhteinen ymmärrys siitä, mitä kaikkea tehtäväkuvaan kuuluu ja mitä kaikkea on suunnitteilla. Hyvä on pohtia, mikä tai mitkä ovat priorisoinnin tärkeimmät tekijät. Mikäli näin ei tehdä, oletamme esimerkiksi, että kiireellisyys on tärkein tekijä. Keskittyminen vain muutamaan kokonaisuuteen kerrallaan on muun muassa työssä jaksamisen ja minäpystyvyyden näkökulmasta tärkeää. Konkreettisten tehtävien kirjaaminen auttaa tehtäviin tarttumista ja toisaalta hyväksyttävä on myös, että joistakin käytänteistä ja tehtävistä luovutaan. Priorisoinnista on keskusteltava, tehtäviä on syytä aika ajoin kyseenalaistaa sekä puolesta tai vastaan perustella. Yksilön näkökulmasta priorisointi ei tule olla vain hänen vastuullaan vaan yhteisen (esimies, lähityöyhteisö, tiimin) päätöksen tulos.

Työssä jaksamiseen ja työhyvinvointiin liittyvät vahvasti työn tekemisen tavat lähi-, etä- tai monipaikkatyönä. Pandemian alussa jouduimme kaikki niin sanotusti pakotettuna tekemään etätyötä. Tuossa tilanteessa jokainen joutui pohtimaan omaa työtään suhteessa etätyöhön ja työpaikalla tehtävään työhön. Esille ovat nousseet muun muassa ergonomia, työn tauotus, vuorovaikutus ja yhteydenpito. Asiat sujuivat kuitenkin pääosin hyvin, vaikka kaikki tekivät etätyötä usean kuukauden ajan. Nyt kun olemme koronan suhteen perustasolla, ja tämän artikkelin kirjoittamisen aikana menossa parempaan suuntaan, on työnteko jatkunut monien kohdalla lähi- ja etätyön yhdistelmänä. Useimmat kokevat tällaisen tavan erittäin hyvänä niin oman työn johtamisen kuin työhyvinvoinnin kannalta. Asiantuntijatyössä ja tiimiorganisaatiomalliin mentäessä korostuu valinnan mahdollisuus työn tekemisen paikasta suhteessa tehokkuuteen.

Kuva 1. Kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan luokittelu mukaillen Fokus kateissa, aika palasina? Työterveyshuolto 2016b, 11.

”Priorisointia on myös armollinen suhtautuminen omaan työhön ja perfektionismista irti pyristeleminen. Myös oman rajallisuutensa myöntäminen auttaa. On valittava tärkeimmät tehtävät, joihin aika riittää. Omaa suorituskykyään ei tule yliarvioida, vaan rehellisyys palkitsee tässäkin asiassa.” Fokus kateissa, aika palasina? (Työterveyslaitos 2016b, 11)

Kohti hallittua työn tekemisen tapaa

Yhtenä toimivana työkaluna vinkkaamme lähityöyhteisölle ja työpareille yhdessä sovitun tarkistuslistan, eli yhteisten pelisääntöjen laatimisen. Monista asioista ja järjestelmien käytöstä tulisi olla yhteinen käsitys ja sopimus työyhteisössä työskennellessä. Nyt kun ollaan menty etä- ja monipaikkamoodiin niin maapallon kaikkia järjestelmiä ei pidä ahnehtia kerralla käyttöön, ei edes Teamsia. Siitä on seurauksena vain loppuun palaminen ja ajattelun laadun heikkeneminen muun muassa keskeytysten hallinnan puutteesta johtuen. Yhteiset pelisäännöt ja järjestelmien peruskäyttö tulisi jokaisella olla hallinnassa. On osattava ensin toimia yhteisöllisesti, osattava kokoustaa, säilöä tiedostot ja viestiä sovitulla tavalla sovittua välinettä ja arkistointitilaa käyttäen. Sähköposti ei ole reaaliaikainen työkalu vaan sen tilalle pitäisi olla käytössä yhteisesti hyväksi havaittu pikaviestintäväline. Kareliassa ei olla vielä kaikilta osin organisoiduttu tiimeihin, mutta olemassa olevissa tiimeissä pelisäännöt ja käytettävät järjestelmät on yhteisesti sovittu ja kirjattu tiimitoimintamalliin. Niitä pelisääntöjä tiimi noudattaa ja arvio käyttöä aika ajoin, sekä tekee tarvittaessa muutokset.

On tiedettävä kenelle mikäkin tieto ja tiedon taltiointi, sisällöntuotanto sekä järjestelmän tuki kuuluu. Ei niin, että jokainen taltioi tiedostonsa haluamaansa paikkaan ja toiset yrittävät löytää ne. Tietotulva on minimoitava ja työskentelyn tulee olla päätelaiteriippumatonta. Sovitusti yhteen paikkaa ja yhdellä tavalla dokumentointi ja versioiden hallinta. Jos perusasiat ei ole kunnossa niin jokainen tekee kuten haluaa ja aiheuttaa infoähkyä toisissa. Mitä enemmän me pirstaloimme tietoa ja hajautamme sen pilven syövereihin, sitä enemmän me lisäämme työn määrää, kuormitamme muistia ja työn tekemistä, niin omaa kuin toisten. Yksilöllisesti toimien muiden on seurattava jokaisen yksilön tapaa työskennellä. Seurauksena tällaisesta hallitsemattomasta tietotulvasta ja järjestelmien epämääräisestä käytöstä on, että yksilötasolla eri järjestelmien käyttökokemus osoittautuu huonoksi eikä sen korjaamiseksi välttämättä ole jälkikäteen mitään tehtävissä. Voidaan ajatella myös, että tällainen toimintatapa rapauttaa laatujärjestelmääkin.

Keskittymisen uusi tapa: Aseta tavoite - Tunnista ärsykkeet - Tee tietoinen päätös - Etsi mielihyvää keskittymisen tuloksista

Kuva 2. Keskittymisen uusi tapa, mukaillen Fokus kateissa, aika palasina? Työterveyshuolto 2016b, 28.

 

Taulukko 1. Työn tekeminen näkyväksi yhteisillä pelisäännöillä, esimerkkitaulukko. Lähde: Timantti Consultingin Oy (2020).

Itsenäisen tekemisen lista: Yhdessä tekemisen lista:
selkeät vastuut, yhteiset toimintatavat, selkeät tavoitteet, etenemisen seuranta, aikataulutus (deadlinet) ja resursointi, työn vaiheistaminen, pelisäännöt yhteydenpitoon ja yhteistyöhön, kokouskäytännöt, taukojen ja tiedonjaon käytännöt, ammatillinen tuki, sovitut viestintä- ja yhteistyösovellukset, dokumentointi ja tiedonhallinnan käytänteet. yhteiset tavoitteet, yhteinen suunta, säännöllinen keskustelu, luottamuksellisuus, erilaisten käyttäytymis- ja vuorovaikutus­tyylien ymmärtäminen, vahvuuksien tunnistaminen, me-hengen synnyttäminen ja ylläpitäminen, itsensä johtaminen yhteisen tavoitteen hyväksi, onnistumiset näkyviin.

Edellä olevan avulla voit pohtia, millainen tarkistuslista tai pelisääntö voisi toimia sinulla itsesi johtamisessa ja lähityöyhteisössä. Jokainen meistä on erilainen ja tilaa jokaisen omille huomioille tulee olla. Yksilöiden hyvistä käytänteistä on mahdollista työstää yhteiset käytänteet. Niinkin yksinkertainen asia, kuin kalenterin käyttö ja merkintöjen hyvä otsikointi auttaa meitä jokaista tunnistamaan, mitkä kokoukset ovat: tiedonantoa varten, mitkä yhteistyötä varten, mitkä etenemisen seurantaan ja mitkä päätöksentekoa varten. Tunnistaminen eliminoi aikasyöpöt. Organisaation puolestaan kannattaa pohtia, mitkä ovat parhaat ja tarkoituksenmukaisimmat työkalut, jotka edistävät sen ydintehtäviä ja ylläpitävät työnimua. Sikäli, kun se haluaa välttää digiähkyä. Liika teknologia ja sen hallitsematon käyttöönotto eivät edistä tuottavuutta, päinvastoin.

”Se helpottaa, jos päiviä jakaa niin, että tekee saman tyyppistä työtä pidemmän aikaa. Pystyy keskittymän ja saa enemmän aikaan.” Fokus kateissa, aika palasina? (Työterveyslaitos 2016b, 19)

”Moniajaminen eli huomion vaihtaminen useiden tehtävien välillä lyhyen ajan sisällä on haitallista. Tehtävistä toiseen hyppääminen vie paljon energiaa ja heikentää suorituskykyä.” Fokus kateissa, aika palasina? (Työterveyslaitos 2016b, 26)

Tsemppiä jokaiselle niin lähi-, etä- tai monipaikkatyössä työn näkyväksi ja ennustettavaksi tekemiseen, prosessien tunnistustyöhön sekä niiden keston hallintaan.

 

Teksti ja kuvat:

Maarit Ignatius, monimuotopedagogiikaan suunnittelija ja pääluottamusmies Ammattiliitto Jyty, Karelia-ammattikorkeakoulu.
Ulla Kallio, projektikoordinaattori ja luottamusmies Ammattiliitto Jyty, Karelia-ammatti­korkeakoulu.

 

Lähteet

Timanttia Consulting Oy. 2020. Livewebinaarit,

Työterveyslaitos 2016a. AikaJärjestys asiantuntijatyössä. http://urn.fi/URN:ISBN 978-952-261-699-9 (PDF)

Työterveyslaitos. 2016b. Fokus kateissa, aika palasina? Ajanhallinta asiantuntijatyössä. https://issuu.com/tyoterveyslaitos/docs/ajanhallinta-asiantuntijatyo

Työterveyslaitos. 2019. Aika & Fokus -verkkovalmennus, Karelian henkilöstölle.

 

Etusivun kuva: Karolina Grabowska palvelusta Pexels

224 Artikkelin näyttökerrat