Karelian kirjastojärjestelmä uudistuu
Kari Tiainen
Karelia-ammattikorkeakoulun kirjasto ottaa käyttöön uuden Alma-kirjastojärjestelmän vuodenvaihteessa 2019-20. Järjestelmän toimittaa Ex Libris Deutschland GmbH. Alma korvaa 20 vuotta käytössä olleen nykyisen Voyager-kirjastojärjestelmän. Asiakkaille näkyvä tuttu Karelia-Finna-käyttöliittymä on kuitenkin edelleen käytössä ensi vuonnakin.
Alma-kirjastojärjestelmän myötä Karelian kirjasto saa käyttöönsä kokonaan uuden ja nykyaikaisen tietojärjestelmän, joka mahdollistaa entistä joustavammat kirjastopalvelut ja työprosessit. Alma-kirjastojärjestelmä on kokonaan uuden sukupolven tietojärjestelmä.
– Kirjaston henkilökunnalle uuden kirjastojärjestelmän käyttöönotto on suorastaan järisyttävä ja myöskin jännittävä ja innostava muutos. Kaikki muuttuu (mm. prosessit, työnkulut) tässä uudessa kirjaston taustajärjestelmässä. Henkilökunnan kannalta on paljon uutta opittavaa ja omaksuttavaa. Kaikki koulutusmateriaali on englanniksi, mikä tuo oman lisämausteen tähän prosessiin. Karelian kirjaston väellä onkin tiedossa kiireinen syksy”, toteaa Karelian kirjaston Alma-kirjastojärjestelmän käyttöönotosta vastaava projektipäällikkö, tietoasiantuntija Jaana Rummukainen.
Korkeakoulukirjastot jakaantuivat kahteen leiriin
Suomalaisten korkeakoulukirjastojen kirjastojärjestelmän uudistusprosessi on kestänyt vuosia. Kansallinen Kansalliskirjaston vetämä työryhmä kartoitti markkinoilla olevat kirjastojärjestelmät syksyllä 2017. Korkeakoulukirjastoilla oli kuitenkin kovin erilaisia kirjastojärjestelmään kohdistuneita tarpeita ja toiveita, eikä markkinakartoituksen perusteella mikään yksittäinen kirjastojärjestelmä vastannut kaikkien korkeakoulujen moninaisiin tarpeisiin. Osa kirjastoista halusi hankkia valmiin kaupallisen järjestelmän, jossa alati lisääntyvän e-aineiston hallinnointi helpottuisi, ja osa taas omiin tarpeisiin räätälöitävän avoimen lähdekoodin järjestelmän.
Tämän jälkeen suomalaiset ammattikorkeakoulu- ja yliopistokirjastot ryhmittyivät avoimen lähdekoodin ja kaupallisen järjestelmän kirjastoiksi. Syntyi kaksi erillistä ryhmittymää:
– Kaupallisen Software as Service (SaaS) -mallin järjestelmän kilpailuttava ryhmä
– Avoimen lähdekoodin KOHA-järjestelmän käyttöönottava ryhmä.
SaaS-ryhmään kuuluvat ammattikorkeakoulukirjastoista JAMK, KAMK, Karelia, LAMK (LUT-konserni), Lapin amk (Lapin korkeakoulukirjasto), Oamk, Samk, Saimaa AMK (LUT-konserni), Savonia, SeAMK, TAMK ja TuAMK. Yliopistokirjastoista tähän ryhmään kuuluvat Helsingin yliopisto, Itä-Suomen yliopisto, Lapin yliopisto, LUT, Maanpuolustuskorkeakoulu, Oulun yliopisto, Taideyliopisto, Tampereen yliopisto, Turun yliopisto ja Åbo Akademi.
Avoimen lähdekoodin -ryhmässä ovat mukana ammattikorkeakouluista Arcada, Centria, Diak, Haaga-Helia, HAMK, Humak, Laurea, Metropolia, Novia, Vamk ja Xamk sekä yliopistoista Jyväskylän yliopisto, Vaasan yliopisto sekä Kansalliskirjasto.
Aalto-yliopisto kilpailutti erikseen kirjastojärjestelmähankinnan, mutta sekin valitsi lopulta Alman.
Kilpailutukseen osallistui 27 korkeakoulua ja muuta organisaatiota
Karelia Ammattikorkeakoulu Oy solmi yhteistyösopimuksen Turun yliopiston kanssa kirjastojärjestelmän hankinnasta kesäkuussa 2018. Sopimuksella sovittiin sopijapuolten välisestä hankintayhteistyöstä ja kirjastojärjestelmän kilpailuttamisesta sekä valtuutettiin Turun yliopisto kilpailuttamaan kirjastojärjestelmähankinta sopijapuolten puolesta. Turun yliopisto valmisteli hankintaprosessin asiakirjat ja toteutti kilpailutuksen. Kilpailutukseen osallistui 27 suomalaista korkeakoulua ja muuta organisaatiota.
Kilpailutus toteutettiin syksyllä 2018 sopijapuolten nimissä yhdellä tarjouspyynnöllä. Tarjouskilpailuun jätettiin määräaikaan mennessä ainoastaan kaksi tarjousta. Tarjouksen jättivät Ebsco ja Ex Libris Deutschland GmbH. Projektiryhmä hylkäsi Ebscon tarjouksen, koska se ei täyttänyt tarjouspyynnössä kirjastojärjestelmälle määriteltyjä ehdottomia vaatimuksia.
Karelia ottaa Alma-kirjastojärjestelmän käyttöön ensimmäisten joukossa
Kirjastot ottavat Alma-kirjastojärjestelmän käyttöön kahdessa aallossa. Karelia kuluu ensimmäiseen käyttöönottoaaltoon. Käyttöönottoprojekti alkoi Karelian osalta viime keväänä järjestelmäntoimittajan järjestämillä kirjastojen projektipäälliköiden koulutuksilla. Heinäkuussa alkoi nykyisen Voyager-kirjastojärjestelmän datan konvertoinnin ja siirron valmistelu Alma-järjestelmään. Syyskuun loppupuolella Kareliakin pääsee testaamaan Voyagerista Almaan ajettua omaa dataa ja sen toimivuutta.
Karelian kirjaston väki aloitti uuteen järjestelmään perehtymisen jo viime keväänä. Loka-marraskuussa Karelian kirjaston koko henkilökunta koulutetaan uuden tietojärjestelmän käyttöön. Lähikoulutukset (kirjastoaineistojen hankinta, lainaustoiminnot, luettelointi ja e-aineistojen hallinta) järjestetään Tampereella kolmessa eri jaksossa. Uusi järjestelmä otetaan käyttöön 23.12. Kun kevätlukukausi tammikuussa alkaa, kirjaston kaikki toiminnot hoituvat uudella kirjastojärjestelmällä.
Kari Tiainen, kirjasto- ja tietopalvelupäällikkö
Karelia-ammattikorkeakoulu
Kansikuva: John Schnobrich on Unsplash