Tiimitoiminnan tiimoilta

Timo Väyrynen & Eija Pesonen

Meistäkö tiimiläisiä – tai niin kuin word ehdottaa; tiimalasia, tiilimäisiä, tiimimäisiä, tiimillisiä tai jopa toimialaisia… Kyllä joku vertauksista voisi kuvata myös meitä Karelian laskentapalvelun tiimiläisiä. Laskentapalveluissa on ollut jo vuosia tapana työskennellä työpareittain ja se on koettu ammattitaitoa kehittäväksi, toimintaa tehostavaksi ja joustavaksi työskentelytavaksi. Tiimipilotoinnin alussa meillä olikin epäilys, että onko tiimitoiminnalla mitään uutta arvoa työskentelyymme?

Tiimiytyminen

Ennen tiimivalmennuksen alkua tutustuimme alan kirjallisuuteen ja tiimivalmentajan toimittamaan materiaalin. Ensimmäisessä tiimivalmennuksessamme sovimme tiimille ”lempinimen” ja tiimistämme tuli LaPanen.

Alussa kaikki tuntui haasteelliselta, ei oikein löytynyt selkeää päämäärää, mihin olimme menossa tai pyrkimässä. Tätä pohtiessamme jouduimmekin tiimin ”myrskyvaiheeseen”, josta selvisimme avoimen, jokaisen mielipiteen huomioonottavan keskustelun ja kompromissienkin kautta eteenpäin. Valmentajan johdolla saimme tukea siihen, mitä tiimityöskentely tarkoittaa ja pitää sisällään. Ei ole tarkoituskaan, että kaikki työ olisi tehtävä tiimityöskentelynä. Ulkopuolisen valmennuksen lisäksi kokoonnuimme useamman kerran tiiminä.

Valmennus koettiin todella hyväksi; aikaa käytettiin tehokkaasti ja johdonmukaisesti, joten mielenkiinto valmennukseen säilyi. Haasteellista oli omaksua uusi toimintatapa ja aloittaa poisoppiminen jopa vuosikymmenien aikana urautuneista tavoista ja menetelmistä.

Tiimin toiminta

Pidämme noin puolentoista tunnin viikkopalavereita sekä kerran kuukaudessa neljän tunnin tiimipalaverin, josta tehdään muistio. Tiimipalaverissa on kiertävä puheenjohtajuus ja sihteeriys. Lisäksi pidämme puolen päivän pituisia kehittämispäiviä (2 kertaa vuodessa) liittyen toiminnan tehostamiseen, tulevaisuuden ennakointiin ja suunnitteluun. Olemme myös päättäneet tiimin konkreettisista työkaluista, esim. Teams (Planner-tehtäväkortit).

Tiimin jäsenenä:

• otan vastuuta myös toisista tiimin jäsenistä, kysyn kuulumisia ja kannan vastuuta yhteisestä hyvinvoinnista
• informoin, tiedotan tiimin jäseniä, kunnioitan toisten työtä ja työrauhaa
• olen muuntautumiskykyinen
• pyrin laajentamaan näkökulmaani siitä, mitä tiimi tekee yhdessä ja miten kokonaisuus hoituu, osallistun
• teen omat työni ajallaan ja kerron seuraavan osuuden tekijälle tilanteen, myös jos työ viivästyy tai on etuajassa
• pyydän apua tiimikollegalta, olen saavutettavissa
• sitoudun tiimin tekemiin päätöksiin, luotan itseeni ja tiimiin, omalta osaltani edistän työhyvinvointia, arvostan saavutuksia, ideoin, olen tasa-arvoinen, annan positiivista palautetta
• kun lupaan tehdä jotain, lupaukseeni voi luottaa
• ylläpidän positiivista työilmapiiriä
• haastan itseäni: vanhasta mallista poisoppiminen, rohkeus tehdä päätöksiä, ottaa vastuuta

Paljon lupasimme tehdä tiimin jäsenenä ja on haasteellista vastata lupauksiin kerralla. Jotta välttäisimme taantumisen, etenemme pala kerrallaan ja nostamme tiimin toiminnan kannalta merkitykselliset lupaukset säännöllisesti esille palavereissamme. Koemme sen tiimitoiminnan kannalta tärkeäksi ja huomionarvoiseksi.

Mitä opimme

Vaikka olimme aiemminkin toimineet tiimimäisesti, emme olleet täysin tiedostaneet, miten kaikki asiat ja henkilöt nivoutuisivat parhaiten tiimitoimintaamme. Tutustumalla alan kirjallisuuteen ja osallistumalla valmennuksiin saimme varsin hyvät pohjat laskentapalvelutiimin kehittymiseen kohti huipputiimiä.

Nykytilanne – suoritusvaiheeseen

Olemme kokeneet, ettei meillä juuri nyt ole ollut riittävästi aikaa tiimiytymisen jatkokehittämiseen. Tiimalasin hiekka on valunut loppuun ja tiimalasi on jäänyt kääntämättä hyvän alkuvauhdin jälkeen. Vahva tahtotilamme ja pyrkimyksemme on, että taantumisen sijaan siirtyisimme tiimiytymisen suoritusvaiheeseen.

Tiimityön kannalta on tärkeää, että toinen toistamme tukien innostumme omaksumaan uutta omassa työssämme ja kehitymme ihmisenä ihmiselle. Pidämme kiinni ennakoivan ja hyvin suunnitellun työn tekemisen tavasta, työprosessien sujuvoittamisesta sekä automatisoinnin laajemmasta käyttöönottamisesta.

Tämä vie tietysti aikaa, mutta olemme sitoutuneet jatkamaan työtä. Olemme tarvittaessa tukena uusien tiimien kehityspoluilla. Koemme tärkeäksi, että jokainen tiimi laatii omanlaisensa tiimisopimuksen, jota kaikki tiimin jäsenet sitoutuvat noudattamaan. Olemme dokumentoineet oman materiaalimme ja se on uusien tiimien käytettävissä.

Kirjoittajat:

Timo Väyrynen, hallintosihteeri & Eija Pesonen, hallintosihteeri, Karelia-ammattikorkeakoulu

Etusivun kuva: Mpho Mojapelo / StockSnap