Rekrytointivalmennukset pk-yrittäjille – parhaat käytänteet vertaisilta

Kirsi Taskinen & Marja-Liisa Ruotsalainen

Joensuulaisilla pk-yrittäjillä oli mahdollisuus osallistua alkuvuoden 2018 aikana SMErec-hankkeen järjestämiin rekrytointivalmennuksiin. Tammi-toukokuun aikana rekrytointioppia kertyi kuudesta eri valmennustilaisuudesta. Aamupäivien teemoina olivat rekrytoinnin valmistelu, valintaprosessi, perehdytys ja sitouttaminen sekä rekrytointi muuttuvissa tilanteissa. Lisäksi kuultiin käytännön neuvot 360-videoiden ja LinkedIn-palvelun hyödyntämiseen rekrytoinnissa.

Valmentajina toimivat Karelia-ammattikorkeakoulun yliopettaja Arja-Irene Tiainen ja lehtori Anssi Gröhn sekä Tamora Oy:n Leena Friman ja somerekrytoinnin asiantuntija Tom Laine. Vieraiksi valmennuksiin kutsuttiin paikallisia yritysten edustajia, jotka kertoivat osallistujille omista rekrytointikäytänteistään.

Seuraavassa katsaus valmennuksien annista. Mitkä asiat nousivat esiin ja mitkä teemat herättivät eniten keskustelua?

Työnantajamielikuvan merkitys hyvien hakijoiden tavoittamisessa

Työnantajamielikuva on ratkaiseva rekrytoinnin onnistumisen kannalta. Mielikuvaan vaikuttavat esimerkiksi rekrytointitapa, työntekijöiden kohtelu, viestintä ja sen vastaaminen todellisuutta sekä yrityksen arvot.

Erinomainen esimerkki työnantajamielikuvan taitavasta rakentajasta on valmennuksessa vieraillut joensuulainen puhtausalan yritys Puhdas Ilo Oy. Yrityksen toimitusjohtaja Suvi Toivola on yhtiökumppaninsa kanssa rakentanut johdonmukaisesti työnantajamielikuvaa erottuvalla yrityksen tarinalla, markkinoinnilla ja rekrytoinnilla.

Ihmisten mielikuvissa ammattisiivous on edelleen kotisiivouksen kaltaista raskasta työtä. Todellisuudessa puhtaanapito on tänä päivänä haastava ja monipuolinen ammatti, jossa on hyvät mahdollisuudet edetä uralla. Hyvä työnantajamielikuva on vaikuttanut siihen, että Toivolan yrityksen erilaisiin tehtäviin riittää hakijoita.

Hyvien hakijoiden tavoittamisessa merkitsee Toivolan mukaan eniten yrityskulttuuri eli se, miten ihmisiä kohdellaan. Puhdas Ilo Oy:ssä työntekijät nähdään kokonaisuutena, joilla on sekä työ että kotielämä. Joustavalla otteella työn johtamisessa yritys saa niin tyytyväisen maksavan asiakkaan kuin myös luotettavan työntekijän.

Uusia työntekijöitä avoimella Idols-haulla

Puhdas Ilo hakee uusi työntekijöitä myös ns. Avoimen Idols-haun kautta. Yritys ilmoittaa hyvissä ajoin eri työnhakukanavissa ajankohdan, jolloin kuka tahansa voi tulla toimistolle tutustumaan tuleviin työkavereihin, tiloihin ja välineisiin. Samalla potentiaalinen uusi työnhakija haastatellaan lyhyesti. Haastattelun jälkeen valitaan hakijat, jotka pääsevät hakuprosessin seuraavaan vaiheeseen.

Perehdyttämisen avuksi Puhdas Ilo Oy:ssä on luotu ”kultaiset säännöt”, mikä edistää osaltaan työnantajamielikuvaa, kun työntekijät toimivat samankaltaisesti tilanteista riippumatta vahvistaen yrityksen tarinaa.

Henkilöstön työhyvinvoinnin tukena on kaikissa työpuhelimissa Whatsapp-sovellus, jossa päivän hetket jaetaan. Tämä edistää yhteisöllisyyttä, kun usein työkohteissa tehtävä työ on yksin puurtamista ja aikataulutettua.

Ennakoiva rekrytointi nopeuttaa prosessia akuutissa tilanteessa

Kun rekrytoija valitsee työntekijää useiden hakijoiden joukosta, perinteisten haastattelujen lisäksi voi käyttää apuna esimerkiksi videohaastattelua, etukäteistehtäviä ja erilaisia työpersoonallisuustestejä. Haastatteluvaiheessa hakijoiden vertailu onnistuu parhaiten, kun käyttää strukturoitua haastattelua, jossa ainakin ydinkysymykset on suunniteltu etukäteen ja samat kysymykset kysytään kaikilta hakijoilta.

Pk-yrittäjät etsivät mielellään vaihtoehtoja hitaalle ja kalliille rekrytointiprosessille. He hyödyntävät esimerkiksi verkostojaan ja pitävät tiukasti kiinni hyvistä harjoittelijoista, kesätyöntekijöistä ja opinnäytetöiden tekijöistä.

Yksi vaihtoehto nopeuttaa rekrytointia on ennakoiva rekrytointi, jota hyödyntää mm. Lemonsoftin talous- ja henkilöstöjohtaja Mari Erkkilä. Tavoitteena on saada niin paljon avoimia hakemuksia, että henkilöitä voi haastatella jo etukäteen, vaikka avoimia paikkoja ei juuri sillä hetkellä olisikaan tarjolla. Tällöin yritykselle kertyy ns. reservi potentiaalisista uusista työntekijöistä, joille yllättäen avautuvaa työtehtävää voidaan tarjota. Näin nopeutetaan rekrytointiprosessia roimasti.

Nyt kun yhteiskunnassa sujuu hyvin, on normaalia, että työntekijät vaihtavat työpaikkaa hyvinkin yllättäen työnantajan näkökulmasta tarkasteltuna. Kasvuyrityksenä ja avoimia hakemuksia pyytämällä Lemonsoftin rekrytoinnissa lähdetään Erkkilän mukaan liikkeelle usein hakijan omista vahvuuksista ja katsotaan, mikä tehtävä sopisi hänelle parhaiten.

Vuorovaikutteinen perehdytys hyödyttää työntekijää ja työnantajaa

Perehdytyksellä ja sitouttamisella voidaan vaikuttaa suuresti siihen, miten työntekijä viihtyy töissä ja miten hän vie asioita eteenpäin. Perehdytys on parhaimmillaan vuorovaikutteista. Työnantajan kannattaa kannustaa uutta työntekijää kertomaan avoimesti niistä huomioista, joita tämä tekee tuorein silmin työsuhteen alussa.

Uusien työntekijöiden tuoreita näkemyksiä arvostaa myös Miia Surakka, joka vastaa joensuulaisen digitoimisto atFlow’n markkinoinnista ja kumppanuuksista. Yritys on tuplannut työntekijämääränsä parin viimeisen vuoden aikana ja työllistää tällä hetkellä 25 henkilöä. Valmennuksessa yrityspuheenvuoron pitänyt Surakka kertoi, että perehdytys on hioutunut kasvuprosessin myötä huomattavasti ja perehdytyksen apuna käytetään ns. pientä vihreää ohjekirjaa.

Surakan mukaan perehdytys on mietitty atFlow’ssa tarkkaan ja vastuuhenkilöt ovat selvillä hyvissä ajoin. Varsinkin työsuhteen alkuvaiheessa töitä tehdään paljon yhdessä. Työyhteisön uusia jäseniä kannustetaan kysymään neuvoa epävarmoissa tilanteissa ja toisaalta myös vastuuta annetaan jo alusta pitäen.

Perehdyttämiseen varattava aika on yrityskohtaista, sillä se tarkoittaa nykyiselle henkilöstölle ajan ja työpanoksen resursointia, jotta uusi työntekijä tulee työskentelemään yrityksen hyödyksi mahdollisimman pian. Joissakin työnantajaorganisaatioissa on käytössä ns. jatkuva vierihoitomalli, jolloin yrityksen käytänteet siirtyvät toteutuksen myötä uuden työntekijän tiedoksi. Joissakin yrityksissä on lyhyt ja tiivis perehdytysjakso, jonka jälkeen tekijä vastaa omasta toiminnastaan itsenäisesti. Perehdyttäminen on osa organisaatiokulttuuria, jonka kukin yritys toteuttaa omista lähtökohdistaan käsin.

Sisäinen rekrytointi tuo säästöjä

Rekrytointi on kallista. Se maksaa sekä aikaa, vaivaa että rahaa. Ennen kuin uutta työntekijää lähdetään rekrytoimaan ulkopuolelta kannattaa pysähtyä hetkeksi ja miettiä parasta ratkaisua. Olisiko esimerkiksi nykyisessä henkilöstössä tehtävään sopivaa osaajaa? Kannattaa miettiä, voisiko nykyinen alansa ammattilainen siirtyä yrityksessä vapautuneisiin vaativampiin tehtäviin vaikka tehokkaalla täydennyskoulutuksella.

Kustannusten säästymisen lisäksi sisäisten rekrytointien ehdoton etu on työntekijöiden sitouttaminen. Kun työntekijät kokevat, että työpaikassa on mahdollisuus kehittyä, he eivät hakeudu niin helposti toisten työnantajien palvelukseen. Kehittymiseksi joku voi kokea osaamisensa syventymisen, toiselle se on esimiesasemaan kasvamista, kolmannelle aiempaa laajemman toimenkuvan hallitsemista.

SIMOn eli työntekijän sisäisen motivaation tukemisessa voi painottaa työnkuvan merkityksellisyyttä ja vaikuttavuutta, jos yritys ei voi tarjota henkilöstölle uralle etenemisen mahdollisuuksia perinteisten mallien mukaisesti, kuten esimerkiksi esimiestehtäviä tai muutoin etenemistä johtajaportailla.

Sitouttamiseen liittyy monia osatekijöitä, jotka löytyvät vain henkilöstöä kuuntelemalla. Tuntemalla henkilöstönsä ja ilmenneisiin tarpeisiin reagoimalla, yritys edistää työntekijän merkityksellisyyden kokemusta. Sisäisen rekrytoinnin etuja ovat mm. hiljaisen tiedon sujuva siirtyminen entuudestaan tuttujen työkavereiden kesken, mikä näin korvaa yrityksen kannalta perehdyttämisjakson.

Uuden teknologian avulla voi erottua joukosta

Käytännönläheisessä videotyöpajassa valmennuksen osallistujat tutustuivat 360-videoihin ja virtuaalitodellisuuteen. He pääsivät itse kokeilemaan, miten 360-videot kuvataan, editoidaan ja siirretään katseltaviksi sosiaalisen median palveluihin. Laitteet eivät vaadi isoja investointeja, ja uuden teknologian avulla on mahdollisuus erottua joukosta.

Rekrytoinnissa ja oman organisaation esittelyssä 360-videot toimivat mm. huomion ja kiinnostuksen herättäjinä. Valtava informaatiotulva on haaste, joten uutta teknologiaa käyttämällä on helpompi erottua muista ja jättää pysyvämpi muistijälki. Erityisen hyvin 360-videot toimivat ryhmähaastatteluissa.

360-videon avulla voidaan myös kierrättää työtä hakevaa henkilöä virtuaalisesti eri paikoissa ja teettää hänellä tehtäviä valinnan helpottamiseksi. Virtuaalinen matkustaminen on kustannustehokasta ja ympäristöä säästävää.

Virtuaaliteknologia on ihmisille tuttua viihdekäytössä, mutta haastavampaa on ajattelun muuttaminen niiden hyödyntämiseksi työelämässä ja niinkin arkisissa tehtävissä kuin yritysesittelyssä ja rekrytoinnissa.

Valmennuksilla pyritään mataloittamaan kokeilemisen kynnystä ja rohkaistaan testaamaan tuttuja laitteita myös ns. hyötykäytössä. Kannattaa miettiä kuinka esimerkiksi vaarallisen tai vaikkapa kaukana sijaitsevan työkohteen esittely hoituu työturvallisesti ja vaivattomasti visuaalisen kokemuksen avulla. Tällaisista nykyaikaisista ja vähän tulevaisuuteenkin nojaavista tekniikoista on hyötyä myös yrityksen brändäyksessä.

LinkedIn-palvelu rekrytoijan apuna

 

Valmennussarjan päätti Linkedin-työpaja, jonka kautta nostettiin esille sosiaalisen median konkreettinen hyöty rekrytointiprosessissa. Some-markkinointi syrjäyttää printtimediat työelämään liittyvässä viestinnässä myös muilla kuin luovilla toimialoilla. Digitaalisen verkoston merkitys kasvaa myös suomenkielisessä työelämässä, mistä Laine käytti esimerkkinä hitsaajien suhteellisen suurta määrää Varsinais-Suomessa, kun näistä osaajista tehtiin LinkedIn-haku. Osaajat löytyvät sieltä missä ihmisetkin ovat eli sosiaalisesta mediasta.

Työpajassa esiteltiin useita eri tapoja, joiden avulla rekrytoijalla on mahdollisuus löytää hakemansa työntekijä täysin ilmaiseksi. Käyttöön kannattaa ottaa esimerkiksi hakusanat, maksuttomat statuspäivitykset ja LinkedIn-ryhmät.

Yrityksen sisäisten referenssien merkitys on LinkedInissä suuri. Yksittäinen työntekijä on paljon samaistuttavampi ja uskottavampi kertomaan yrityksestä. Työnantajan kannattaakin pyrkiä siihen, että työntekijät jakavat päivityksiä omissa verkostoissaan, jolloin päivitykset leviävät selvästi laajemmalle. Viisas yritys luottaa työntekijöidensä some-taitoihin yritystä koskevassa viestinnässä. Hiljainen tieto on siis vallitsevaa tällaisillakin osa-alueilla.

LinkedIn tarjoaa rekrytoijalle myös maksullisia vaihtoehtoja. Yksi hyvä keino on ostaa ilmoitus Jobs-osiosta. Rekrytointi-ilmoitusten keskihinta on palvelussa alle 300 euroa. Rekrytoija voi määritellä itse, paljonko rahaa haluaa sijoittaa palveluun, ja LinkedIn kertoo, kuinka paljon näkyvyyttä rahalla on mahdollista saada. Kustannustehokkuus on osa hyvin hallittua rekrytointiprosessia, jonka lopputuloksena on onnistunut rekrytointi yrityksen tarpeisiin.

SMErec-hankkeen tavoitteena tukea rekrytointien onnistumista

SMErec-hankkeen ”Rekrytaitoja yrityksille” -valmennusten tavoitteena on ollut antaa pk-yrityksille konkreettisia vinkkejä, neuvoja ja toimintamalleja, kuinka rekrytointiprosessin voi hoitaa sujuvasti. Rekrytointien onnistuminen on kokonaisvaltainen tavoite, joka pyritään saavuttamaan kehittämällä mm. työkaluja yritysten kilpailukykyä edistävää tuotantoloikkaa varten kahdella erilaisella talousalueella, Pohjois-Karjalassa ja Varsinais-Suomessa. Valmennusten koulutusaineistoja hyödyntämällä on saatu tutkittua tietoa digitaaliseen työkaluun, joka huomioi mikroyritysten tarpeet rekrytointiprosessissa. YAMK-opiskelijoiden opinnäytetöiden kehittämistehtävien avulla tuodaan yritysten hyödyksi ohjeita rekrytointiprosessin eri vaiheisiin.

Suuret rekrytointiin keskittyvät yritykset satsaavat tekoälyn käyttöön rekrytointiprosessin eri vaiheissa, mutta harva pk-yritys käyttää niiden palveluita. Sen sijaan pk-yritykset pyrkivät toimimaan itsenäisesti, jolloin kannattaa hyödyntää eri tapoja viestiä yrityksestä monipuolisesti. On tärkeää antaa yrityksille tietoa esimerkiksi 360-asteen lisätyn todellisuuden (augmented reality) suhteessa sekoitetun todellisuuden (mixed reality) mahdollisuuksista ja eroavaisuuksista verrattuna virtuaalitekniikkaan. Tarvitaan myös perustelut, miten niin sosiaalista mediaa kuin virtuaaliteknologiaakin voidaan hyödyntää rekrytoinnissa.

Haastetta Suomessa yleisesti ottaen riittää, kun jo ns. ”perushyvätasiat” jätetään hoitamatta, kuten esimerkiksi sellaiset rekrytointiprosessin vaiheet, jotka voidaan jo nykytekniikalla hoitaa näppärästi automatisoiden. Esimerkkinä tästä, ettei hakijaviestintään panosteta käyttämällä automaattisia sähköposteja tiedottamaan hakuprosessin etenemisestä ja huolehtimaan kosketuspinnasta hakijaan.

Rekrytaitoja yrityksille -valmennuksilla pyritään antamaan vastauksia siihen, miten rekrytointia voidaan tehostaa. Annetaan neuvoja, kuinka rakennetaan hyvä työntekijälähettiläisyysohjelma yritykselle – mitä silloin on otettava huomioon, miten motivoida työntekijöitä ja miten sellaista mitataan. Käydään vertaispohdintaa, miten valita oikeat kanavat, toimintatavat ja mittarit työnantajakuvan rakentamiseen sekä keskustellaan yrityskulttuurin rakentamisesta ja arvoista, jotka sitouttavat ja motivoivat henkilöstöä. Avataan myös näkemyseroja siitä, mistä koostuu täydellinen työnhakijakokemus (työnhakijan henkilökohtainen tunne hakuprosessin jälkeen) versus työntekijäkokemus.

Lisätiedot SMErec-hankkeesta: http://smerec.karelia.fi

 

Kirsi Taskinen, projektikoordinaattori
Marja-Liisa Ruotsalainen, projektipäällikkö
Karelia-ammattikorkeakoulu

 

Kuvat: Kirsi Taskinen