Hanketyön arkea

Mervi Kurula

Hankkeissa työskentely on lisääntynyt korkeakouluissa, jopa siinä määrin, että monet meistä työskentelevät useammassa hankkeessa samanaikaisesti ja sen lisäksi tekevät myös opetus- tai asiantuntijatyötä. Siinä on haasteensa, mutta myös hyötynsä, kun asian oikein oivaltaa.

Pian kaksi vuotta on kulunut siitä, kun minua pyydettiin mukaan Korkeakoulustartti-hankkeeseen ohjauksen asiantuntijaksi. Samaan aikaan olin käynnistämässä RETU-hanketta ja toimin Karelian vastavana opinto-ohjaajana. Hyppäsin ns. liikkuvaan junaan, jonka määränpään ja matkan välipysäkit olivat hankkeen muut toimijat Karelia-ammattikorkeakoulusta ja Itä-Suomen yliopistosta jo pari vuotta aiemmin suunnitelleet hankehakemusta kirjoittaessaan. Tiimi oli täydessä työn touhussa hanketoimien parissa, menossa oli jo toinen kierros nuorille suunnattua Korkeakoulustartti-valmennusta. Perehdyttämiseeni ei ollut aikaa, joten alkuun koetin kulkea mukana valmennuksissa ja suunnittelupalavereissa silmät ja korvat auki ja varmaankin uuvutin kollegat jatkuvalla kysymystulvalla. Kärsivällisesti Korkeakoulustartti-hankkeen projektipäällikkö Niina Pennanen jaksoi kaiken kiireen keskellä auttaa ja kertoa mitä ja miten tehdään, ja mitä projektissa tavoitellaan.

Yhdessä tekemistä

Yhteistyötä syntyy eri hankkeissa työskentelevien toimijoiden välillä, kun huomataan, että hankkeissa on samankaltaisia tavoitteita, kohderyhmiä tai teemoja. Kussakin hankkeessa asioita lähestytään kuitenkin eri näkökulmasta ja kehitetään erilaisia asioita kuten toimintaprosesseja, työkaluja tai teknologiaa. Samalla hanketoimijoiden verkostot laajenevat ja osaaminen monipuolistuu yhdessä tehden.

Projektissa työskentelyä helpottaa paljon, jos on ollut mukana alusta saakka, jo silloin kun projektisuunnitelmaa alettiin kirjoittaa. Toki kokenut, pitkään projektityössä mukana ollut tekijä osaa hypätä vaikka ”liikkuvaan junaan” projektisuunnitelmaan tutustuttuaan. Moniin projekteihin kiinnitetään matkan varrella myös asiantuntijoita toteuttamaan yksittäisiä suunniteltuja hanketoimia johonkin tiettyyn kokonaisuuteen, tai toteuttamaan esimerkiksi hankkeen visuaalista materiaalia.

Ajanhallinta

Monessa eri projektissa työskentely tuo haasteita ajanhallintaan, kun työviikon aikana työskentelee usean eri projektin toimijoiden kanssa. Mistä löytyy yhteinen aika? Miten pysyä sovituissa aikatauluissa ja osallistua työpalavereihin, kun työskentelee useassa eri hankkeessa? Kalenterissa saattaa olla kolmekin merkintää samalle kellonlyömälle…priorisoimaan joutuu väkisin.  Usein yhteiset kokoontumiset päättyvät siihen, että avaamme kalenterit ja sitten aloitamme ehdottelun milloin kullekin sopisi seuraavan kerran kokoontua. Kompromisseja joudutaan usein tekemään. Hankekollegojen kanssa sovitaan, kuka menee minnekin esittelemään oman hankkeen asiat ja tuo terveiset tullessaan muille.

Monissa hankkeissa työtehtäviä on myös iltaisin. Korkeakoulustartti-hankkeessa valmennukset olivat iltaisin klo 16 jälkeen. Vaikka joustava työaika on käytössä, aina ei pysty siirtämään ja sovittelemaan eri työryhmien palavereja. Tämän vuoksi työpäivät voivat venyä välillä hyvinkin pitkiksi. Omasta jaksamisesta ja työkyvystä huolehtiminen on tärkeää. Hanketoimijoiden keskinäinen sopiminen työnjaosta ja työajan suunnittelu esimiehen kanssa on tärkeää jaksamisen kannalta.

Osaamista ja verkostoja

Tekniikka mahdollistaa yhteistyön valtakunnallisesti, jopa maailmanlaajuisesti. Monia hankkeita tehdäänkin hankekonsortioissa, joissa on mukana korkeakouluja eri puolilta Suomea, Eurooppaa tai maailmaa. Yhteisiin hankekokouksiin ja tilaisuuksiin voi osallistua kuulokkeet korvilla lähestulkoon mistä vain, missä on nettiyhteys käytettävissä. Hankkeiden toiminnan ja talouden seurantaan sekä raportointiin on hyvät sähköiset työkalut, joiden avulla resurssien ja talouden seuranta on mahdollista lähestulkoon reaaliajassa.

Projektityötä tekeville syntyy laaja yhteistyöverkosto niin oman organisaation sisällä kuin sen ulkopuolellakin. Noviisina on saanut huomata, että konkareilta kannattaa kysyä, jos kaipaa omaan hankkeeseen asiantuntijaa ja osaajaa tai muuten vain neuvoa projektin hallintaan liittyvien tietojärjestelmien käyttöön ja siihen, miten asioita kannattaa tehdä. Aina saa apua ja hyviä neuvoja ja vinkkejä kokeneemmilta.

Teksti: Mervi Kurula, projektiasiantuntija, Karelia-ammattikorkeakoulu

Etusivun kuva: Octavian Dan / Unsplash