Korona hyppäytti etähallintoon
Susanna Rosell
Etätyöhön hypättiin Karelia-ammattikorkeakoulun hallinnossa kertaheitolla, valmistautumisaikaa ei juuri ollut. Pakko on hyvä opettaja. Nyt joko tehdään etänä tai ei tehdä ollenkaan. Tämä teksti on Karelia-ammattikorkeakoulun hallinto- ja talousjohtajan kuvaus korona-pandemian aiheuttamasta hallinnon siirtymisestä etätyöhön.
Pandemian julistamisesta kampusten sulkemiseen
Pohjois-Karjalan talvilomaviikon jälkeisenä keskiviikkona 11.3.2020 Maailman terveysjärjestö WHO julisti Kiinasta vuoden alussa käynnistyneen koronavirusepidemian pandemiaksi. Varmistetut koronatapaukset lisääntyivät nopeasti pääkaupunkiseudulla. Kareliassa käynnistettiin valmiussuunnitelman mukaiset toimenpiteet ja rehtorin johtama Karelian turvaryhmä otti vastuun poikkeustilanteen johtamisesta.
Samana päivänä Karelia-ammattikorkeakoulun rehtori kehotti viestissään kaikkia hallinto- ja tukipalvelujen työntekijöitä huolehtimaan etätyösopimukset kuntoon. Etätyö mahdollistui kaikille ja siihen kannustettiin niitäkin, jotka eivät sitä ennen olleet tehneet. Samassa viestissä rehtori kehotti kaikkia Karelian työntekijöitä ottamaan päivän päätteeksi työkoneen ja puhelimen sekä näiden laturit mukaan. Tällä varauduttiin tilanteeseen, jossa koronatartunnan toteamisen jälkeen jouduttaisiin sulkemaan tiloja nopeasti. Tiedostettiin talvilomaviikon päättymisen nostavan riskiä viruksen leviämiseen, kun useat henkilöt palasivat lomamatkoilta eri puolilta Suomea tai ulkomailta.
Vielä tällöin ei arvattu, että jo kahden päivän kuluttua, perjantaina 13.3.2020, rehtori tiedottaisi Karelia-ammattikorkeakoulun siirtyvän kokonaan etäopetukseen viimeistään seuraavan viikon keskiviikkona 18.3.2020. Selvitykset verkko-opetukseen siirtymisestä koulutuksittain oli jo kuluneen viikon aikana tehty. Tässä vaiheessa todettiin kampusten olevan vielä auki, koska sulkemisohjetta ei viranomaisilta oltu saatu. Toiminta kampuksilla oli jo merkittävästi hiljentynyt, mutta esimerkiksi ravintolatoiminta jatkui. Valmiuslain käyttöönotosta oli jo tällöin vahvoja signaaleja, mutta harva arvasi, kuinka nopeasti asia etenisi.
Hallituksen tiedotustilaisuudessa maanantaina 16.3.2020 pääministeri kertoi, että tilannekuva koronaviruksen etenemisen osalta on muuttunut niin, että valmiuslakia ollaan ottamassa käyttöön. Oli linjattu, että korkeakoulujen tilat suljetaan ja lähiopetus keskeytetään 18.3.2020 alkaen ja että tilat ovat kiinni 13.4.2020 asti. Hallitus velvoitti korkeakoulut toteuttamaan opetusta vaihtoehtoisilla tavoilla mm. digitaalisia oppimisympäristöjä hyödyntäen. Jo tällöin oli selvää, että kampukset pysyvät suljettuna pidempäänkin. Kareliassa näihin asioihin oli onneksi jo oma-aloitteisesti varauduttu. Seuraavana päivänä tiistaina 17.3.2020 klo 18.00 kampukset suljettiin. Viimeistään tällöin alkoi hallinto- ja tukipalvelujen etätyö niidenkin osalta, jotka tähän asti olivat työskennelleet kampuksen tiloissa.
Kampusten sulkemisesta kerrottiin myös ulko-oville laitetuilla kylteillä.
Etätyön haasteista
Etätyöhön hypättiin koko hallinnossa kertaheitolla, valmistautumisaikaa ei juuri ollut. Pakko on hyvä opettaja. Jokaisen on ollut pakko miettiä, miten oma työ hoidetaan uudessa tilanteessa. Entiset ”ei tätä voi oikein etänä tehdä” kommentit on unohdettu. Nyt joko tehdään etänä tai ei tehdä ollenkaan.
Etätyön ehkä suurin haaste hallinnon palveluissa on ollut käytettävien ohjelmien toimivuus ammattikorkeakoulun verkon ulkopuolella. Karelian tietohallinnon tukipalvelu Helpdesk on ollut työllistetty ratkaisujen löytämisessä ja pieniä poikkeuksia lukuun ottamatta asiat ovatkin järjestyneet. Myös tietoverkkojen kuormitus on tuntunut varsinkin ensimmäisinä päivinä pätkivinä yhteyksinä. Kokoukset Teamsissä tai muissa verkkoympäristöissä ovat korvanneet perinteisesti fyysistä läsnäoloa edellyttävät palaverit kotikaupungissa, kotimaassa ja kansainvälisestikin. Verkkoyhteyksien säästämiseksi toimitaan ohjeiden mukaisesti ilman videokuvaa ja etuna on se, että työasu on vapaa eikä tarvitse olla naama ja hiukset parhaimmillaan.
Työpisteen ergonomia kotona voi olla haaste. Monenlaisia ratkaisuja on nähty. Jollakin on wc-paperipaketti toiminut tietokoneen näytön korokkeena. Kevätauringon häikäisyä kotikonttorin ikkunasta on peitetty teippaamalla ikkunalasiin tyhjiä aanelosia. Kovassa käytössä rikki menneitä kuulokkeita on korjattu pussinsulkijalla. Innovatiivisuus kukoistaa!
Kirjoittajan työpisteen kehityskaari 13.3.2020 – 29.3.2020.
Kokoukset voivat lyhentyä ja tiivistyä, koska turha höpöttäminen jää vähemmälle. Toisaalta päivien kestoiset palaveriputket ovat kuormittavia ja päivistä tulee entistäkin intensiivisempiä. Eri välineiden kautta järjestettävien kokousten ja kokoontumisten määrä on lisääntynyt, koska nyt tavataan ainoastaan verkossa. Palaverien väleissä hoidetaan muu työ, laskut, postit, puhelut… Verkossa kokouksen vetäminen on astetta haasteellisempaa. Kuinka huomioit tai edes huomaat jokaisen osallistujan, pystytkö seuraamaan yhtä aikaa näytöllä olevaa esitystä ja johtamaan kokousta jne. Sanaton viestintä jää kokonaan pois. Ei ole hyväksyvää nyökyttelyä, ei käden nostamista puheenvuoron pyytämistä varten, ei innostuneita ilmeitä, ei toisaalta niitä tympääntyneitäkään.
Esimiehille etätyön johtaminen tuo omanlaisensa haasteet. Miten tietää, mitä haasteita omilla työntekijöillä on? Miten tietää, missä asioissa tarvitaan tukea ja miten siellä kotikonttorissa pärjätään? Tietääkö jokainen, mitä pitäisi tehdä? Miten varmistetaan, että tietoa jaetaan myös näissä olosuhteissa? Karelian etätyöohjetta päivitettiin pelisääntöjen varmistamiseksi. Pyydettiin raportoimaan etätyön sujumisesta kalenterin ja sähköpostin avulla, jotta johto saa tilannekuvan etätyöskentelyn käyntiin lähtemisestä. Esimiehiä kehotettiin järjestämään virtuaalisia kokoontumisia omille ryhmilleen vähintään kerran viikossa. Lisäksi kannustettiin vapaamuotoisiin tapaamisiin Teams-ympäristössä esimerkiksi aamukahvien merkeissä. Kahvitellahan voidaan edelleen yhdessä, joskin jokainen istuu oman koneensa ääressä ja välimatkaa – turvaväliä – voi olla kilometrikaupalla. Tässä on etunsa, saa ainakin sellaista kahvia kuin haluaa.
Jaksaminen on koetuksella. Myös etätyötä aiemmin tehneillä tilanne on muuttunut radikaalisti. Ennen etätyötä tehtiin ehkä päivä tai kaksi viikossa, kun nyt kaikki työ tehdään etänä. Tehokkuus saattaa lisääntyä, koska keskittyminen voi olla helpompaa. Ehkä jollakin on haastetta työpäivän rytmittämisessä. Joku saattaa istua koko päivän liikahtamatta koneella unohtaen kaiken muun. Kotona työtä tekevät tai koulua käyvät perheenjäsenet tuovat oman haasteensa, joka saattaa ajoittain herättää hilpeyttäkin verkkokokouksissa. Ja huumoriahan tässä tilanteessa kaivataan! Etätyö vaatii jokaiselta oman työn johtamista. Järjestä työpiste mahdollisimman erilliseen tilaan. Tee siitä viihtyisä. Yritä saada ergonomia kohdilleen, vaikka kikkavitosilla (innovatiivisuus kunniaan). Venyttele, liiku. Muista pitää taukoja päivän aikana ja varaa ainakin lounas kalenteriin. Suunnittele ja ajoita päivän ja viikon työt. Aloita työpäivä tiettyyn aikaan ja päätä se myös suunnitelmallisesti. Kun olet töissä, ole töissä. Kun olet vapaalla, unohda työt.
Ei niin pahaa, ettei jotain hyvääkin
Varmuudella työ muuttuu pysyvästi. Huomaamme, että joitakin asioita ei tarvinnutkaan tehdä. Huomaamme joidenkin asioiden hoituvan aikaisempaa yksinkertaisemmilla tavoilla. Opimme entistä paremmin hoitamaan asioita verkossa, jolloin aikaa vapautuu muuhun matkustamisen vähentyessä. Luonto kiittää. Ja niin tekee myös taloudesta vastaava, koska euroja säästyy. Arvostamme työpaikkaruokailua entistä enemmän. Arvostamme työtovereita ja sosiaalista kanssakäymistä työpaikalla entistä enemmän. Arvostamme ympärillä tapahtuvat yrityselämän kriisit nähdessämme toivottavasti entistä enemmän sitä, että meillä on työpaikka, johon mennä. Kunhan sinne lopulta saamme ihan fyysisesti mennä.
Koko Suomi ja suuri osa maailmasta ottaa nyt ennennäkemättömän pitkän digiloikan. Ehkä lopulta pääsemme paperittomaan toimistoon, tai ainakin lähelle sitä. Jos tämä hoidetaan hyvin, tästä syntyy paljon hyvääkin. Yhdessä tästä selviämme. Mikään ei kestä ikuisesti, ei ainakaan koronapandemia.
Teksti ja kuvat: Susanna Rosell, hallinto- ja talousjohtaja, Karelia-ammattikorkeakoulu