Ketterän kehitysprojektin hienot tulokset

Petri Laitinen & Heli Makkonen

SmartICT-koodarikoulutuksen opiskelijat harjoittelivat ketterää sovelluskehitysmenetelmää Karelian avoimen ammattikorkeakoulun palvelun ja toiminnan kehittämisessä. Projektiryhmä asetti tavoitteeksi palvelukokemuksen parantamisen automaation avulla. Kehittämistyön lähtökohdista on kerrottu Vasu-lehdessä 5/2020. Tässä artikkelissa kerrotaan opiskelijoiden ja kehittämisprojektin asiakkaan eli avoimen amk:n edustajien kokemuksia projektista. Opiskelijoiden kokemuksia kerättiin kehittämisprojektin lopuksi tehdyllä sähköpostikyselyllä ja haastattelulla. Kolme opiskelijaa kertoi tarkemmin omista kokemuksistaan. Tekstissä on mukana suoria otteita opiskelijoiden vastauksista. Nämä on erotettu lainausmerkein.

 Tehtävänanto herätti innostusta ja epäuskoa

Opiskelijat saivat tehtävänannon työpajassa, jossa avoimen ammattikorkeakoulun palveluista vastaava hallintohenkilöstö ja opettajat kertoivat avoimen amk:n käytännöistä. Opiskelijat kertoivat, että he olivat alkuun yllättyneitä kuulemastaan manuaalisen työn määrästä. “Ensimmäisestä kuuntelukerrasta jäi kuva, että prosessi on kovin sekava, järjestelmiä on paljon ja tiedon siirtäminen järjestelmästä toiseen vaatii paljon käsityötä”. ” Eli ajatukset olivat innokkaat, sillä oli hieman epäuskoinen olo siitä, kuinka näin suuressa organisaatiossa ollaan vielä noin manuaalisella tasolla.” Opiskelijoille ei siis tarjottu valmista, ennalta rajattua kehittämistehtävää ja siihen sisältyvää tavoitetta. Opiskelijoiden kanssa pyrittiin yhdessä ymmärtämään nykytilannetta. Opiskelijat tarkastelivat nykytilannetta oman osaamisensa näkökulmasta, ja muotoilivat sen pohjalta itselleen ja asiakkaalle merkityksellisen kehittämistehtävän.

Opiskelijat päätyivät kehittämään excel-pohjaisen ratkaisun, jolla helpotetaan koulutuksiin ilmoittautuneiden opiskelijoiden siirtoa Meerkado-palvelusta Peppi-järjestelmään. Meerkado toimii palveluprosessissa koulutustuotteiden kauppapaikkana ja ilmoittautumisvälineenä Karelian asiakkaille avoimessa ammattikorkeakoulussa ja campusonline-yhteistyössä. Tehtävän rajaaminen ei ollut kuitenkaan heti selkeää. Opiskelijat olivat alkuun lisäksi epävarmoja siitä, miten he pystyisivät suoriutumaan tehtävästä. ”Oppimistehtävä herätti alussa hieman huolia, ehtiikö kaiken tekemään valmiiksi.” ”Alussa meillä oli muutamia vaihtoehtoja, joista tärkeimpänä pidimme juuri sisäänlukutiedoston muokkaamista. Päätimme, että ryhmä testailee, miten excel-tiedoston muokkaaminen onnistuisi viikon ajan ja millä ohjelmointikielellä muokkaaminen olisi helpointa toteuttaa. Testausten perusteella päätettäisiin kehittämisaihe, joksi valikoitui sisäänlukutiedoston muokkaaminen.”

Projektitiimi ja oma sitoutuminen tukivat tehtävän etenemistä

Opiskelijat toimivat 7 henkilön projektitiimissä, ja tiimin merkitys tuli esille opiskelijoiden kommenteista koko projektin ajalta. Alussa tiimin kokoonpano vaikutti jo aiheen valintaan. ” Onneksi tiimistämme löytyi osaamista, joten valitsimme yhteisellä päätöksellä juuri tämän samaisen aiheen kehitettäväksi.” Kun kysyimme opiskelijoilta, mikä heille oli tärkeää tehtävän eteenpäin viemisessä, niin monet vastaukset koskivat tiimin toimintaa ja omiin tehtäviin sitoutumista. ” Viikoittaiset yhteispalaverit olivat tärkeitä. Niissä sovittiin työnjako, kuka tekee ja mitä.” ”Tärkeintä on omiin vastuualueisiin ja tehtäviin sitoutuminen. Ilman sitä ei synny tulosta, eikä projekti mene eteenpäin.” ”Se, että ryhmän jäsenet tiesivät mitä kukakin tekee, ja että kaikilla oli yhteinen päämäärä samalla aikavälillä. Puhuttiin niin sanotusti samaa kieltä.”

Kysyimme opiskelijoilta, millaiset asiat projektin aikana mahdollisesti yllättivät tai tuottivat haasteita, ja näissäkin vastauksissa tarkasteltiin tiimin toimintaa. Opiskelijoita yllätti, että ”tiimissä oli hyvin itseohjautuva ydinporukka” ” Se yllätti, miten eri toimialoilta ja koulutustaustaltaan onnistuivat projektin läpiviennissä.” Smart ICT -opiskelijat tulevat monilta eri aloilta, ja tämäkin projektitiimi oli taustoiltaan ja osaamiseltaan hyvin heterogeeninen. Tämä aiheutti myös haasteita: ”Haasteellisista oli se, että välillä ryhmän jäsenillä oli kovin eri tasoista osaamista. Tämän vuoksi osalle jäsenistä saattoi jäädä kuva, että he eivät kerenneet osallistua tarpeeksi itse sovelluksen koodaamiseen.” Lopputulokseen koettiin kuitenkin kaikkien osallistuneen: ”Onneksi jokainen pääsi osallistumaan projektin aikana. Yhteistyöllä saatiin aikaan tämä lopputulos.” Lisäksi koettiin, että tiimissä opittiin toisilta: ” Useamman kerran kiittelinkin Jannea hyvästä kommentoinnista, sillä täysin ohjelmointikieltä tuntemattomana sain hyvän kuvan koodin toiminnasta.”

Projektin aikana opittiin koodaamisen ja tiimitoiminnan lisäksi projektinhallintaa ja asiakaslähtöistä työskentelyä

Projektissa hyödynnettiin esimerkiksi Lean six sigma -työkaluja sekä projektinhallinnan viitekehyksenä Scrumia ja projektinhallinnan teknisenä välineenä Microsoftin Azure-pilvipalvelun välineitä. Ketterässä Scrum-menetelmässä työaika jaetaan vakiomittaisiin sprintteihin, joissa kussakin sitoudutaan ratkaisemaan asiakkaan kannalta mahdollisimman arvokkaat ja toisaalta sekä teknisen toimintaympäristön että kehittäjätiimin kannalta käytännölliset työjonon kohdat. Ensimmäisessä sprintissä projektitiimi analysoi koko prosessin ja pyrki löytämään siitä mahdollisimman paljon erilaisia ongelmia, joista tiimi muodosti seuraavaa kahta sprinttiä varten tiimille hyvin soveltuvan työjonon. Jokaisen sprintin pituus oli kolme viikkoa. Tiimi hyödynsi Azuren Devops-palvelua työjonon hallinnassa, projektinhallinnassa ja jäljellä olevan arvioidun työajan seurannassa.

Kun kysyimme opiskelijoilta, millainen oppimiskokemus tämä projekti oli, niin monet merkittävimmät oppimiskokemukset liittyivät projektinhallintaan. ”Oppimiskokemuksena tämä on ollut huikea. Uusien Azure-työkalujen käyttäminen on ollut mielenkiintoista oppia projektinhallintatehtävissä.” ”Scrum-roolit tuli ainakin selväksi, kun taskeja pilkkoessa mietin, mitä itse voisin tehdä, etten astu kenenkään varpaille ja että oma roolini tulee hoidetuksi. … Aikataulutuksen merkitys kävi hyvinkin selväksi, että se on tosi tärkeää projektinhallinnan kannalta. Me selvisimme siitä hyvin.”

Opiskelijat valitsivat kehittämisprojektikseen tehtävän, joka oli merkityksellinen asiakkaalle. Tämä ei kuitenkaan riitä takaamaan onnistunutta lopputulosta. Asiakkaan kuuleminen oli tärkeää koko prosessin ajan. Asiakaslähtöisyys tulee esille, kun opiskelija kertoo työkalujen käytöstä: ”Tärkeää oli myös sipoc-kaavion luominen, johon koottiin vaatimusmäärittely työlle. Käytin kaavion luomisessa apuna tallenteita, joissa kelailin Teijan [asiakkaan edustajan] puhetta, mitkä tiedot ja missä muodossa pitää Peppiin viedä. Ensimmäisen asiakastapaamisen tavoitteena olikin tarkastaa, että olemme ymmärtäneet vaatimukset oikein. Vaatimuksiin tuli vain pieniä täydennyksiä.” Prosessin kuluessa opiskelijat kävivät jatkuvaa vuoropuhelua asiakkaan kanssa ja joidenkin kommenttien mukaan tätä vuoropuhelua olisi ollut mielenkiintoista jatkaa pidempäänkin: ”Pääsi kokemaan koko prosessiin, asiakkaan toiveet, vaatimusmäärittely, yhteistyö asiakkaan kanssa, sovelluksen kehittäminen, testaus sekä luovutus asiakkaalle. Vielä, jos prosessi olisi ollut vähän pidempi olisi ollut mielenkiintoista kuulla Teijan mietteitä siitä, miten sovellus todellisuudessa toimii ja ehkä myös kehittämään palautteen perusteella.”

Onnistunut kehittämisprosessi rohkaisi opiskelijaa pohtimaan kehittämisen merkitystä työelämässä laajemminkin, ja mahdollisesti hyödyntämään omaa kehittämisosaamista jatkossakin: ”Tärkeimpänä jäi ajatus siitä, että uskaltaa alkaa kehittää oman työn/työyhteisön työtehtäviä. Turhalta tuntuvia työtehtäviä ei tarvitse kestää vaan olla aktiivisesti kehittämässä niitä paremmin toimiviksi.”

”Pääsi kokemaan koko prosessiin, asiakkaan toiveet, vaatimusmäärittely, yhteistyö asiakkaan kanssa, sovelluksen kehittäminen, testaus sekä luovutus asiakkaalle.”

Kehittämisprojektin lopputulos yllätti niin opiskelijat kuin asiakkaankin

Onnistunut lopputulos yllättikin niin asiakkaat kuin opiskelijatkin. Opiskelijat tarkastelivat lopputulosta sekä kehittämänsä sovelluksen että työelämän käytäntöjen näkökulmasta: ”Tehtävässä yllätti se, miten paljon yksinkertaisella excel-sovelluksella voi säästää työaikaa. Vielä paljon tehdään ”turhaa” työtä, josta voitaisiin päästä eroon kehittämällä työskentelytapoja/ottamalla uusia sovelluksia käyttöön.” ”Olen erittäin tyytyväinen suoritukseen, sillä sovellus säästää asiakkaan aikaa jo tällaisenaan sen 300 tuntia lukukaudessa. Sovellus on myös siisti ja käyttäjäystävällinen, sekä sisältää kuvaavat käyttöohjeet. Toki kehitettävääkin jäi, mutta niitäkin on jo listattu seuraavaa kehittäjää varten.” Opiskelijat tunnistivat hyvin sen, että heidän tekemänsä kehittämisprojekti on osa laajempaa kehittämistä. He kirjasivat ylös omat havaintonsa siitä, miten kehittämistä heidän mielestään voi jatkaa.

”Olen erittäin tyytyväinen suoritukseen, sillä sovellus säästää asiakkaan aikaa jo tällaisenaan sen 300 tuntia lukukaudessa.”

Kehittämisprojektin loppuarvioinnissa asiakas arvioi, että opiskelijoiden kehittämä sovellus toimii hyvin ja säästää satoja tunteja työaikaa. Asiakkaan mielestä oli yllättävää, miten helppo projekti oli heille, ja miten nopeasti opiskelijat löysivät ratkaisun. Asiakas oli tyytyväinen opiskelijoiden itseohjautuvuuteen ja tavoitteellisuuteen. Kiitosta sai myös opiskelijoiden monialainen osaaminen. Onnistumista edesauttoi asiakkaan mielestä monitaitoisen tiimin perehtyminen koko prosessiin ja sen sidosryhmien toiveisiin ja huoliin. Tästä kokonaisuudesta tiimi pystyi muodostamaan käytännöllisen ja helposti toteutettavan ratkaisun.

Opiskelijoiden kehittämä sovellus on ollut ahkerassa käytössä, ja sen avulla on saatu käsiteltyä esimerkiksi muuan 400 opiskelijan opintojakso automaattisesti. Syyskaudella yksikössä käsiteltiin yli 7000 ilmoittautumista. Jatkuvan oppimisen palvelujen kysyntä on ollut Karelia-amk:ssa kasvamaan päin. Edellä kerrotussa esimerkissä kohtasivat työelämän kehittämistarve, ja opiskelijoiden tarve löytää itselleen merkityksellinen oppimis- ja kehittämistehtävä. Tämän kokemuksen perusteella voidaan suositella, että onnistunut työelämäprojekti tulee olla helppo toimeksiantajalle. Opiskelijoille tarjottava tehtävä ei tarvitse olla loppuun asti suunniteltu, vaan heidän kanssaan voidaan lähteä yhdessä tarkastelemaan nykytilannetta ja tunnistaa siinä olevia ongelmia. Eri alojen opiskelijat tarkastelevat työelämän haasteita ja kehittämistarpeita omista näkökulmistaan ja voivat tunnistaa erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja niiden ratkaisemiseksi. Tämä myönteinen kehittämisponnistus on rohkaissut etsimään uusia haasteita, ja uusia kehittämiskohteita on jo löydettykin.

Kertaluonteisia projekteja vai jatkuvaa parantamista?

Karelia on mukana Peppi-järjestelmää kehittävässä ammattikorkeakoulujen muodostamassa konsortiossa, jossa ollaan parhaillaan kehittämässä Peppi-järjestelmään maksullisen koulutuksen moduulia. Tässä ratkaisussa myytävien koulutusten tuotetietona käytetään suoraan Peppi-järjestelmään tallennettua tietoa, ja asiakkaat ilmoittautuvat suoraan Peppiin kyseisiin toteutuksiin. Myös maksaminen ja opiskeluoikeuksien hallinta tapahtuu jatkossa uuden moduulin avulla. Koulutuspäällikkö suunnittelee maksullisen koulutustarjonnan normaalin koulutussuunnittelun yhteydessä. Tavoitteena on mahdollistaa opintotarjonnan rakentaminen kysyntälähtöisiksi moduuleiksi eri kohderyhmille sekä ulkoisille että sisäisille asiakkaille. Tämän prosessin hallittu muutos edellyttää jatkuvaa kehittämistä. Käytäntö ei muutu kerralla paremmaksi uuden moduulin myötä. Prosessin toimivuus edellyttää jatkuvaa laadun tarkkailua, asiakaskokemuksen kuulemista ja saadun tiedon pohjalta tapahtuvaa jatkuvaa parantamista.

Tämä artikkeli on kirjoitettu yhteistyössä SmartICT-koodarikoulutusprojektin (OKM) ja Kokeilevaa kehittämistä työelämäyhteistyönä verkossa -projektin (Otsakorpi-säätiö) kanssa.

Teksti: Petri Laitinen, lehtori & Heli Makkonen, yliopettaja, Karelia-ammattikorkeakoulu