Parityöskentelystä tiimityöskentelyyn
Pirjo Härkönen & Tuula Sormunen
Tiimipilotoinnin alkuvaiheessa tuntemuksemme tiimityöskentelystä oli, että olemme toimineet tiiminä jo vuosia. Mikä tässä voisi vielä muuttua?
Tiimipilotoinnin valmennuksen alkaessa huomasimme, että tiimityöskentely on paljon antoisampaa. Tiimimme valmentajana toiminut Jari Salminen (BRIK) avasi monia eri näkökulmia tiimin työskentelyyn ja ohjasi tiimin toimintaa oikeaan suuntaan. Parityöskentelyn vaihtuminen tiimityöskentelyyn on tuonut kahdeksan hengen laskentapalvelujen yksikön toimintaan huomattavasti enemmän positiivista asennetta. Pilotoinnissa korostettiin mm. jokaisen yksilön osallistumista tiimin toimintaan. Tästä esimerkkinä kokousten kiertävät puheenjohtajuus ja sihteeritehtävät, sekä jokaisen tiimin jäsenen puheenvuoron huomioiminen ja osallistuttaminen muutoinkin tiimin toimintaan. Vastuu yksikön toiminnasta on nyt tiimillä, koska esimiehen hallinnollinen vastuu on hallinto- ja talousjohtajalla ja operatiivinen vastuu tiiminvetäjällä.
Tiimiytymisen edistymisvaihe
Tiimiytymisen myötä jo käytäntöön siirtyneitä toimintoja ovat kokouksissa esille tulevat työtehtävien ongelmatilanteet, avun tarpeet ym. tehtäviin liittyvät asiat. Kokouksissa uskalletaan tuoda mieltä askarruttavat asiat esille selkeästi ja avoimesti. Osalla meistä laskentapalveluiden henkilöiden työtehtävät olivat ns. hämärän peitossa, jolloin avun tarjoaminen ja pyytäminen tuotti päänvaivaa. Tiimityöskentelyn myötä nämä asiat ovat selkiytyneet.
Eri kampuksella tai etätyössä työskentelevän on helpompi viikoittaisten Teams -palavereiden kuulumisten vaihdon ja kuukausittaisten tiimikokousten yhteydessä pysyä ajan tasalla ”LaPasen” toiminnasta. Tiimityöskentely on muutoinkin tuonut tiimin jäsenet helpommin lähestyttäviksi ja ilmapiirin yhteisöllisemmäksi.
Haastavana pilotointivaiheessa koimme tiimityöskentelyn, joka vei yllättävän paljon aikaa. Ajankäyttöön vaikuttivat Jari Salmisen tiimivalmennukset, materiaaliin tutustuminen, kokouksiin valmistautuminen, oman tiimin toiminnan sääntöjen suunnittelu, Plannerin käytön opettelu, laskentapalvelujen tiimipalaverit, sekä omat normaalit työtehtävät. Erityisen kuormittavana koettiin pilotoinnin ajankohdan sattuminen vuodenvaihteeseen, jolloin aloiteltiin tilinpäätökseen liittyvien tehtävien tekeminen.
Hauskana ja piristävänä vastaavasti koimme hattu- ja roolimallien läpikäymisen. Edvard De Bonon kuusi ajatteluhattua -harjoitusta voi hyödyntää useammallakin eri tavalla. Meillä harjoituksessa valittiin hatturooli, joka ei ollut ennestään tyypillinen roolimalli itselle.
Edvard De Bonon kuusi ajatteluhattua. Lähde: De Bono 1990.
Tällä hetkellä koemme, että tiimipilotoinnin tiimivalmennus oli asiantuntevaa ja toi esille monia uusia toimintamalleja sekä näkökulmia tiimityöskentelyyn. Esimiehen siirryttyä tiiminvetäjäksi meillä on luottamus hänen vankkaan työkokemukseensa ja asiantuntemukseen taloushallinnon tehtävissä.
Tiimityöskentely tuo mukanaan työtehtävien prosessien selkeyttämisen sekä turhien työvaiheiden pois priorisoinnin yhdessä toimien. Tiiminä jatkamme puhaltamista yhteen hiileen!
Terveisiä tuleville tiimeille:
- varatkaa reilusti aikaa tiimipalavereihin
- vanhasta pois oppiminen ja valmius oppia uutta
- pohtikaa, mitä hyvä tiimi voisi teille tarjota
- hyväksykää kritiikin vastaanottaminen
Ottakaa ennakkoluulottomasti tuleva haaste vastaan!
Lähteet:
De Bono, E. 1990. Kuusi ajatteluhattua. Helsinki: MARK kustannu.
Kirjoittajat: Pirjo Härkönen, hallintosihteeri & Tuula Sormunen, hallintosihteeri, Karelia-ammattikorkeakoulu
Etusivun kuva: Hannah Busing / Unsplash