Uutena työntekijänä yhteishakuprosessin matkassa

Minna Puujalka

Tässä artikkelissa keskityn Karelian vieraskielisten koulutusten hakuprosessien tarkasteluun pohtien samalla omaa osaamistani prosessissa. Tekstissä kuvataan hakuprosessia matkana; sen monivaiheisuutta ja hektisyyttä, reflektoiden omaa osaamista uutena työntekijänä matkan eri vaiheissa.

Matkan alku

Tästä se alkaa: vieraskielisten koulutusten yhteishaku 7.1.-20.1.2021. Synkronoidaan kollegan kanssa kalenterit, kiinnitetään turvavyöt ja aloitetaan vauhdikas seitsemän kuukauden ajomatka.

Olin aloittanut työt Karelian hakijapalveluissa marraskuussa 2020 ja hakuprosessit olivat lähinnä muistivälähdyksiä ja arpia aivoissa noiden muutaman kuukauden perehdytyksen jälkeen. Mutta olen ollut aina sitä mieltä, että asenne ratkaisee ja sillä selviää monesta vieraammastakin savotasta. Käärimme siis Aulin (Karjalainen) kanssa hihat ja aloitimme matkan.

Tavoitteena matkallamme oli saada opiskelupaikat täytetyiksi hyvillä opiskelijoilla, viiden eri hakuväylän kautta (kuva 1) Karelian kahteen vieraskieliseen tutkintoon: International Business ja Industrial Management. Viiden hakuväylän käyttö samanaikaisesti yhteishaussa oli uutta ja se toi omat haasteensa niin valtakunnallisesti Opintopolku-palvelulle, mutta myös eri ammattikorkeakoulujen hakupalveluille. Karelia kuului siis näihin onnekkaisiin, joilla olivat kaikki väylät auki hakijoille.

Kuva 1. Ensimmäisen yhteishaun (vieraskielisten tutkintojen) hakuväylät

Aikataulu ja matkasäännöt

Kuten hakuprosessin (kuva 2) aikataulu osoittaa, prosessin aikataulu oli tiukka ja joka päivälle riitti tekemistä: hakijoiden tietojen tarkistusta, laskentoja, kutsujen lähetystä, pistesyöttöjä jne. sekä eri kanavista tuleviin yhteydenottoihin vastaamista – vain muutaman mainitakseni. Matkaamme hakuprosessin läpi ohjattiin useasta suunnasta: OPH:n asettama valtakunnallinen hakuaikataulu, laki, hakuyhteistyöverkostojen yhteiset ohjeet ja jokaisen oppilaitoksen omat prosessit. Hakuprosessi oli siis hyvin strukturoitu ja vauhdikas ja sen kyydistä tippuminen olisi hankaloittanut huomattavasti oman oppilaitoksen, mutta myös valtakunnallisen hakukoneiston etenemistä.

Kuva 2. Ensimmäisen yhteishaun valintatapojen aikataulu 7.1 – 2.8.2021

Hakijat hakuprosessissa

Karelian perushakijamassa (reilu 800 hakijaa yhteensä, molemmat tutkinnot) kulki mukanamme koko hakuprosessimatkan Opintopolussa. Opintopolussa heitä suodateltiin eri kaavojen ja kriteerien mukaan omiin hakuväyliin ja sitä kautta mm. valintakokeisiin. Koska hakuväyliä oli käytössä viisi, oli myös hakijoilla mahdollisuus tulla valituiksi kaikista viidestä väylästä. Tämä seikka oli jo omiaan sekoittamaan oman ja hakijoiden pään. Pian sain kuitenkin huomata, että kun prosessi oli lähtenyt käyntiin, eteni se omalla painollaan – päivä ja asia kerrallaan.  Vaikka useat hakuväylät ovat upea mahdollisuus hakijalle ja tietysti myös Karelialle, matkan varrella kävi mielessä ajatus käytettävien resurssien hyödystä tulokseen. Ehkä tässäkin voisi olla keskittämisen paikka?

Minun matkaevääni

Prosessin edetessä omalle rekrytoinnilleni ja osaamisaloilleni on näyttänyt olevan tilausta. Huomasin pian, että työkokemustaustani Riverian opintopalveluissa helpotti huomattavasti hakuprosessiin uppoutumisessa. Lisäksi Hankintatoimessa kehittyneestä pikkutarkasta asioiden käsittelystä oli, ehkä jopa rasittavankin, paljon hyötyä arvioidessamme mahdollisten tutkintotodistusten ja/tai henkilötunnisteiden alkuperää ja oikeellisuutta.

Suurin osa valinnoista toteutettiin verkossa, mikä toi mukanaan oman jännityksensä tekniikan toimivuudesta tai käytettävyydestä niin Karelian kuin hakijankin päässä. Molempien hakukohteiden verkossa toteutetut valinnat koostuivat lähtökohtaisesti ensin kirjallisesta osioista ja sen jälkeen haastatteluista (joko yksilö- tai ryhmähaastattelusta). Alkuperäisen suunnitelman mukaan online-kokeita olisi ollut vain kaksi/hakukohde, mutta koronan raivotessa eteenpäin, aiheutti se myös muutoksia valintaprosessin viimeiseen kampuskokeeseen. Liiketalouden (International Business) osalta kampuskoe muuttui online-kokeeksi mutta tekniikan (Industrial Management) kohdalla pitäydyttiin sovitusti kampuskokeessa, pienemmästä hakijamäärästä johtuen.

Valintaprosessin ollessa monivaiheinen tarvitaan sen hallintaan mm. organisointikykyä ja valmiutta pyörittää hakijoita eri järjestelmissä, joskus hyvin nopeassakin tahdissa. Itse olen luontaisesti organisoija ja prosessin näkökulmasta myös tietotekniset taitoni olivat ajantasaiset. Uskon, että näillä taidoilla olen omalta osaltani pystynyt vaikuttamaan positiivisesti valintaprosessin sujuvaan etenemiseen.

Hakiessani tähän tehtävään yksi toiveistani oli päästä käyttämään aikanaan hankittua kielitaitoani. Toiveeni kuultiin: tammikuun alusta olen pyörinyt suorastaan kielikylvyssä, koska pääosa työtehtävistä on suoritettu englanniksi. Hieman hidastahan se aluksi oli, kun ei ollut ihan varma asiasta suomeksikaan, saati sitten englanniksi. Mutta ilokseni huomasin pian, miten sujuvasti englanninkieliset sanat soljuivat mielestä sähköposteihin, puhelinkeskusteluihin tai nettisivujen päivitykseen. Oli mahtavaa taas huomata, kuinka opiskelu kannattaa.

Lähtökohtaisesti pohja hakuprosessin työstämiselle oli siis omalta osaltani hyvä ja nopeasti meille muodostuikin Aulin kanssa työnjako osaamisemme ja vahvuuksiemme kautta: Auli hoiti hakujärjestelmän kikkailut ja minä valintajärjestelyjen operatiivisen puolen. Siinä sivussa pähkäilimme yhdessä vastauksia hakijoiden kysymyksiin.

Yhteistyö

Työtä siis riitti niin hakupalveluissa kuin koulutusten valintaprosessiin osallistuneilla opettajilla. Sekä hakuprosessin että valintakoeprosessin läpi vieminen vaatii tekijöiltään ennen kaikkea pitkäjänteisyyttä, hyvää yhteistyötä ja turnauskestävyyttä. Kun käy samat koekutsut, kirjalliset koetulokset ja haastattelut läpi kolme kertaa, voi hyvällä omallatunnolla todeta tuntevansa hakijat ennen kuin he edes ovat aloittaneet opiskelun. Henkistä vertaistukea olemme saaneet ja antaneet niin toisillemme arjen keskellä, mutta myös valtakunnallisten yhteistyöverkostojen kautta. Yhteistyö ja luottamus korostuukin erityisesti paineiden ja kiireen keskellä.  Näiden asioiden ollessa kunnossa myös pitkät työpäivät ja haasteet tuntuvat hieman kepeämmiltä.

Miten meillä meni?

Kun valintaprosessit on viety maaliin, edessä ovat vielä jälkityöt. Valintakirjeet, hakijoiden pettyneet viestit ei-valinnasta, paikkojen vahvistamiset, varasijat, lukuvuosimaksut, mahdolliset oikaisupyynnöt ja jännitys, kuinka moni lopulta pääsee Suomeen ja opiskelijaksi Kareliaan. Mutta niistäkin selviämme, samalla sykkeellä.

Matka on vielä kesken tätä kirjoittaessani, mutta jo tässä vaiheessa voinemme taputtaa itseämme selkään onnistumisen merkiksi. Ensi vuonna olemme taas näitä kokemuksia rikkaampia ja voimme kehittyä ja kehittää toimintaamme niiden kautta. Toki ensi vuonna valintamenetelmät voivat olla ihan toiset ja vieraskielisiä tutkintojakin enemmän, mutta eteenpäinhän tässä ollaankin menossa.

Kirjoittaja: Minna Puujalka, opintoasiansuunnittelija, Karelia-ammattikorkeakoulu

Etusivun kuva:  Markus Spiske / StockSnap