Uusia ajattelutapoja perehdyttämiseen

Mika Kettunen & Jaana Tolkki

Perehdytys on jokaisen työntekijän oikeus ja työnantajalle säädetty lakisääteinen velvollisuus (työturvallisuuslaki 738/2002 § 14). Perehdytyksellä on keskeinen merkitys työnantajalle ilman lain tuomaa vastuutakin. Kun tehtävään on valittu sopivin henkilö, on perehdytyksen tavoitteena mahdollistaa henkilön koko osaamispotentiaalin hyödyntäminen organisaation käyttöön. Tämä varmistetaan oikeanaikaisella ja -sisältöisellä perehdytyksellä osana työntekijän kiinnittymistä työyhteisöön ja tehtäviin.

Perehdytyksen kehitystä yhteistyön voimalla

Karelia-ammattikorkeakoulun perehdytysjärjestelmän itsearvioinnin ja perehdytettäviltä saatujen palautteiden perusteella tunnistettiin järjestelmän haasteet ja kehittämistarpeet. Tämän vuoksi päädyttiin lähteä uusimaan koko perehdytysprosessi. Perehdytyksen uudistusprosessi alkoi keväällä 2020 yhteistyössä Savonia-ammattikorkeakoulun kanssa, koska myös Savoniassa oli tarve perehdytysjärjestelmän kehittämiseen. Uudistustyön tiiminä toimi Kareliasta henkilöstöpäällikkö Jaana Tolkki ja HR-asiantuntija Mika Kettunen sekä Savoniasta hallinto- ja henkilöstöjohtaja Päivi Diov ja palkkasihteeri Sanna Komu. Suunnitellut lähikokoontumiset vaihtuivat Teamsin välityksellä pidetyiksi etätyöpajoiksi, joissa vetäjänä toimi Rema Partnersin Matti Sartonen. Sekä Kareliasta että Savoniasta työpajoihin osallistui henkilöstöasiantuntijoiden lisäksi myös esimiehiä, jotka toivat prosessiin oman käytännön osaamisensa ja ajatuksensa. Työpajoissa syntyneiden ideoiden ja ajatusten pohjalta organisaatioille luotiin yhtenäinen perehdytyksen pohja, jota kehitetään eteenpäin kokemusten ja saadun palautteen myötä.

Perehdytys kannattaa aloittaa jo ennen työsuhteen alkua

Yksi keskeisin muutos uudessa perehdytysprosessissa on sen aloittaminen jo ennen työsuhteen alkua. Kun perehdytys on mahdollista käynnistää jo ennen työsuhteen alkua, pääsee uusi työntekijä käsiksi työtehtäviinsä nopeammin työsuhteen alkamisen jälkeen. Tämän vuoksi uudistetussa prosessissa perehdytykselle on asetettu mahdollisuuksien mukaan lukuisia tehtäviä jo niin sanotulle preboarding-vaiheelle ennen ensimmäistä työpäivää. Samalla esihenkilö suunnittelee rakenteen koko perehdytykselle, ja miettii vastuuhenkilöt perehdytyksen eri osa-alueille.

Uudessa perehdytysprosessissa on myös aiempaan verrattuna korostettu enemmän työntekijän omaa aktiivista osallistumista, verkostoitumisen tärkeyttä, sekä tiedon jakamista eri muodoissa. Karelian intranetin läpilukeminen on esimerkiksi hyvä tapa aiheuttaa itselleen tietoähky, mutta mitä urakasta lopulta jää mieleen?

Perustarpeista itsensä toteuttamiseen

Perehdytyksen kantavaksi teemaksi otettiin Maslowin tarvehierarkia (kuva 1). Teorian ideana on, että kun ihmisen perustarpeet (fysiologiset ja turvallisuuden tarpeet) on täytetty, on ihmisen helpompi täyttää yhteenkuuluvuuden, arvonannon ja itsensä toteuttamisen tarpeita. (Rantanen, Leppänen, Kankaanpää 2020, 91). Työntekijälle ei ole tärkeää tietää organisaation strategia heti ensimmäisenä työpäivänään, vaan mistä työhuone, taukotila ja työkaverit löytyvät. Esihenkilön keskeisiin tehtäviin kuuluu varmistaa, että uuden työntekijän on mahdollisimman helppo saapua töihin ensimmäisenä työpäivänään. Käytännön esimerkkinä esihenkilö sopii uuden työntekijän kanssa saapumisajan työpaikalle ensimmäisenä työpäivänä ja vastaanottaa sekä toivottaa hänet tervetulleeksi yhdessä tiiminsä kanssa. Ennen työsuhteen alkamista on tärkeää huolehtia, että työtila, työvälineet ja tarvittavat käyttöoikeudet ovat kunnossa, jotta töiden aloittaminen on mahdollisimman sujuvaa.

Kuva 1. Maslowin tarvehierarkia. Mukaillen Sartonen 2020, 12.

Kun keskeiset perustarpeet on täytetty, nousevat esiin yhteenkuuluvuuden tarpeet. Tässä korostuu verkostoitumisen tärkeys niin organisaation sisällä kuin myös tarvittavien sidosryhmien kanssa. Kun työntekijä kokee olonsa turvalliseksi, uskaltaa hän tuoda esiin omia mielipiteitään ja uusia toimintatapoja. Onkin ilo huomata, että jokainen tämän syksyn aikana perehdytyksen välikyselyyn vastanneista henkilöistä kokee, että hänet on otettu vastaan työyhteisön jäseneksi.

Kun työntekijä on työskennellyt jo hieman pidempään, siirrytään perehdytyksessä niin sanottuun onnistumisvaiheeseen. Henkilö tuntee olevansa osa työyhteisöä, on sisäistänyt organisaation strategian ja oman roolinsa tämän strategian toteuttamisessa. Työtehtäviin alkaa syntyä entistä enemmän varmuutta ja huomiota kiinnitetään aiempaa enemmän myös syntyviin tuloksiin ja tuotoksiin. Perehdytysprosessin tässä vaiheessa tärkeää on selvittää, mitä mahdollista tukea tai koulutusta työntekijä tarvitsee onnistuakseen parhaalla mahdollisella tavalla tehtävässään. Perehtyjän itsensäkin on tärkeää miettiä tulevaisuuden tavoitteitaan ja mahdollisia kehitystarpeitaan.

Intro perehdytyksen työkaluna

Osana henkilöstöasioiden asteittaista siirtämistä digitaalisempaan muotoon, on perehdytyksen työkaluksi Kareliassa otettu Intro-perehdytysjärjestelmä. Intro mahdollistaa koko prosessin siirtämisen yhteen ympäristöön ja tämän ansiosta esimerkiksi paperisista seurantalistoista on voitu luopua. Järjestelmä on yhteydessä Kareliassa jo aiemmin käytettyyn Kuntarekryyn, josta rekrytoidun henkilön tiedot siirtyvät automaattisesti Introon. Käyttöönotto Kareliassa on toteutettu perehdyttämällä esihenkilöitä Intron käyttöön sitä mukaa, kun uusia työntekijöitä on rekrytoitu. Introon luodut mallipohjat luovat perustan, jonka pohjalle esihenkilön on mahdollista rakentaa yksilöllinen, juuri nyt rekrytoidulle työntekijälle suunnattu perehdytys.

Myös Savonia-ammattikorkeakoulussa päädyttiin ottamaan Intro käyttöön tänä syksynä. Ajatuksia Intron käyttöönotosta ammattikorkeakouluissa voi lukea tarkemmin FCG:n blogitekstistä.

Lähteet

Työturvallisuuslaki 738/2002.

Rantanen, J., Leppänen, I., Kankaanpää, H. 2020. Johda tunneilmastoa: Vapauta työyhteisösi todellinen potentiaali, Alma Talent Helsinki 2020, 1.12.2020.

Sartonen, M. 2020. Perehdytys 2.0, Rema Partners Oy, työpajan aineistomateriaali 2020, 2.12.2020.

Teksti:
Mika Kettunen, HR-asiantuntija & Jaana Tolkki, henkilöstöpäällikkö, Karelia-ammattikorkeakoulu

Etusivun kuva: Amy Hirschi / Unsplash